Rachunek bankowy: zaliczka a kasa fiskalna

Przeczytaj także: Zaliczka w VAT a kasa fiskalna

Żadne przepisy nie mówią wprost, w którym momencie sprzedaż na kasie fiskalnej winna zostać zaewidencjonowana. Z drugiej jednak strony §7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania mówi, że podatnicy przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu tychże urządzeń muszą m.in. dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Zasadne zatem wydaje się stwierdzenie, że ewidencji na kasie fiskalnej należy dokonać w momencie dokonania sprzedaży. Powyższe zdaje się potwierdzać art. 19 ust. 1 ustawy o VAT, który mówi, że obowiązek podatkowy w tym podatku powstaje co do zasady z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Podstawowym zadaniem kas fiskalnych jest natomiast ułatwienie sporządzania prawidłowych rozliczeń z fiskusem w zakresie podatku VAT.

Należy przy tym pamiętać, że obrotem w myśl przepisów ustawy o VAT jest nie tylko sprzedaż towarów czy usług, ale także otrzymane zaliczki na poczet przyszłych transakcji, w tym wpłacane także od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Co za tym idzie, także i one winny być na kasie fiskalnej zaewidencjonowane.

W praktyce mogą jednak wystąpić pewne problemy z określeniem, w którym momencie zaliczka taka winna zostać na kasie zarejestrowana. Przypomnijmy w tym miejscu, że w przypadku zaliczek obowiązek podatkowy powstaje z chwilą ich otrzymania (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT).

O ile sytuacja jest prosta, gdy klient wpłaca taką zaliczkę gotówką (wtedy to jest ona ewidencjonowana na kasie w chwili otrzymania), tak komplikuje się w przypadku przelewów bankowych. Dokumentem, na podstawie którego podatnik może stwierdzić otrzymanie zaliczki jest bowiem wyciąg bankowy, a ten z reguły trafia do niego z pewnym opóźnieniem. Często jest to kolejny dzień roboczy. Może się jednak zdarzyć, że podatnik otrzymuje wyciąg po zakończeniu tygodnia, a niekiedy i miesiąca. Może też wystąpić sytuacja, w której podatnik ma bieżący podgląd operacji na swoim rachunku bankowym lecz zaliczka wpłynie na jego konto bankowe po zakończeniu pracy w danym dniu (np. o godzinie 17.00, a firma kończy pracę o 16.00).

W takich sytuacjach nie jest zatem możliwe zaewidencjonowanie zaliczki w dniu jej otrzymania, gdyż podatnik nie wiedział o tym, że już ją otrzymał. Może tego dokonać najwcześniej w dniu pozyskania informacji o wpływie środków na konto bankowe. Czy jednak późniejsze zaewidencjonowanie zaliczki na kasie fiskalnej (tj. w terminie innym, aniżeli powstał obowiązek podatkowy) nie będzie kwestionowane przez organy podatkowe?

Zdaniem autora odpowiedź na to pytanie winna być negatywna. Trudno bowiem winić podatnika, że nie dokonał pewnych ciążących na nim obowiązków w sytuacji, gdy obiektywnie rzecz biorąc nie było to możliwe (w chwili otrzymania zaliczki nie mógł on bowiem wiedzieć, że zdarzenie takie miało miejsce). Ujęcie danej zaliczki w chwili powzięcia informacji o jej otrzymaniu (czyli przede wszystkim w dniu otrzymania wyciągu bankowego) nie powinno zatem skutkować powstaniem sporu z fiskusem.

Niemniej należy jednak pamiętać, że późniejsze zaewidencjonowanie obrotu (w postaci otrzymanej zaliczki) nie zwalnia podatnika z prawidłowego rozliczenia podatku VAT za dany okres rozliczeniowy. Przypomnijmy, że w przypadku zaliczek obowiązek podatkowy powstaje w chwili ich otrzymania. Gdyby się zatem zdarzyła sytuacja, w której zaliczka wpłynęła w jednym miesiącu (np. lipcu), zaś wyciąg bankowy podatnik otrzymał dopiero w miesiącu następnym (czyli sierpniu), mimo zaewidencjonowania jej na kasie fiskalnej w tym następnym miesiącu (sierpniu), podatnik winien zaliczkę tę wykazać w rozliczeniu za miesiąc jej otrzymania (czyli lipiec) zaś obrót zaewidencjonowany na tym urządzeniu w miesiącu następnym (sierpień) o nią umniejszyć.