Faktura VAT: data otrzymania a zapisy w KPiR

Przeczytaj także: Faktury za media na przełomie roku w KPiR i podatku VAT

W sytuacji opisanej w pytaniu, fakturę należało zaliczyć do kosztów w dacie jej otrzymania.

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury (rachunku) bądź innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W związku z tym trzeba zaksięgować otrzymaną fakturę w dacie poniesienia kosztu, czyli wystawienia otrzymanej faktury.

Jednak w sytuacji, gdy dokonane zostały już zapisy w KPiR, a faktura dotarła do firmy po dacie wystawienia, wolno było ją ująć w momencie faktycznego otrzymania, z dokonaniem stosownego opisu przyczyny, w miejscu przewidzianym na wpisywanie uwag w księdze. Pozwala to bowiem na uniknięcie ewentualnego zarzutu wadliwości księgi, postawionego przez organy podatkowe, a polegającego na nie chronologicznym dokonywaniu zapisów w księdze.

Warto dodać, że taki sposób postępowania potwierdza również Krajowa Informacja Podatkowa. Informuje podatników, że mogą zaksięgować do kosztów (zakupów) fakturę w dacie jej otrzymania, dokonawszy jednocześnie stosownej adnotacji w kolumnie 16 księgi (tj. kolumnie: "uwagi"), iż przyczyną zaksięgowania kosztu nie pod datą wystawienia faktury jest jej późniejsze otrzymanie. Za przyjęciem omawianego stanowiska opowiedział się także Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w piśmie z 17 września 2009 r. (nr L.IS.I/1/4151/32/2007). Czytamy w nim, że: (...) W przypadku, gdy Podatnik otrzymał fakturę w terminie późniejszym niż widniejąca na niej data wystawienia, a w międzyczasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy też podsumował miesiąc, w którym faktura została wystawiona, winien dokonać jej wpisu w dniu faktycznego otrzymania faktury. W kolumnie "Data zdarzenia gospodarczego" może wówczas wpisać datę wystawienia faktury a w kolumnie "Uwagi" adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii (...)".

Podstawa prawna:
art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.