Przychód ze sprzedaży: zapisy w KPiR

Przeczytaj także: PKPiR: ewidencja przychodów z działalności gospodarczej

Do zasadniczych dokumentów, na podstawie których ujmowane są przychody w księdze podatkowej, zaliczają się faktury VAT sprzedaży oraz raporty dobowe ze sprzedaży zaewidencjonowanej przy pomocy kasy rejestrującej. Szczegóły w tym zakresie ustawodawca zawarł w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

§19 rozporządzenia mówi, że zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zapisów takich należy co do zasady dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym

§20 tego rozporządzenia mówi natomiast, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Podatnicy ci mogą jednak dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, w terminie do 20-tego dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

W przypadku, gdy w danym miesiącu nie miały miejsca zwroty towaru, wystarczającym dokumentem, na podstawie którego można dokonać zapisu w księdze, jest wydruk miesięcznego raportu z kasy fiskalnej (po uzupełnieniu go o brakujące dane, np. numer kolejnego wpisu). Wydruk taki wydaje się jednak być niewystarczający przy występowaniu korekt sprzedaży. Wynikająca z niego kwota nie jest bowiem pomniejszona o dokonane zwroty towarów (jako że tych nie uwzględnia się na kasie fiskalnej). W takiej sytuacji konieczne jest sporządzenie dodatkowego dokumentu, który będzie zawierał elementy wskazane wyżej.

Co się tyczy faktur sprzedaży, pierwsze „udogodnienie” ustawodawca wskazał w §19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi. Mówi on, że jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie to winno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Jeszcze większe uproszczenie zostało zawarte w §21 rozporządzenia, przy czym tego nie mogą stosować wszyscy podatnicy. Otóż zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.
Tym samym z powyższego uproszczenia mogą korzystania jedynie czynni podatnicy podatku VAT oraz podatnicy korzystający ze zwolnienia od tego podatku ze względu na wysokość osiągniętych obrotów, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży dla potrzeb podatku VAT.

Zestawienie o którym mowa wyżej powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Reasumując, w niektórych sytuacjach ustawodawca umożliwia uproszczenia w zakresie zapisów dokonywanych w księdze podatkowej po stronie przychodów, nakładając jednak jednocześnie na podatnika wykonanie pewnych dodatkowych czynności. Niekiedy jednak warto z powyższych udogodnień skorzystać. Dzięki temu bowiem podatnik może znacznie ograniczyć liczbę operacji ujmowanych w księdze (gdy np. miesięcznie wystawia kilkaset faktur VAT), co z kolei przekłada się m.in. na poświęcenie tym czynnościom znacznie mniejszej ilości czasu oraz zmniejsza liczbę kart księgi podatkowej.

Na zakończenie dodajmy, że w księdze nie ujmuje się kwot z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy muszą tutaj jednak pamiętać, że są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych do nich faktur.