Samochód osobowy: ewidencja przebiegu pojazdu

Przeczytaj także: Firmowy samochód osobowy o niskiej wartości

Art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu

Jeszcze szerzej z takim wyłączeniem ustawodawca poszedł w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Otóż art. 23 ust. 1 pkt 46 tejże ustawy stanowi, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
W przypadku ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powyższym wyłączeniem objęte są także samochody osobowe stanowiące składnik majątku firmy, ale niewprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (w przypadku osób prawnych to dodatkowe ograniczenie nie ma zastosowania, tutaj wystarczy że dany pojazd stanowi majątek firmy).

Ograniczenie to ma zastosowanie do wszelkich pojazdów niestanowiących własności (współwłasności) firmy za wyjątkiem tych, które są w leasingu operacyjnym. Nie ma tutaj znaczenia, czy samochód taki stanowi majątek prywatny przedsiębiorcy, jest użytkowany na podstawie umowy najmu lub dzierżawy, jest autem zastępczym czy też został podatnikowi udostępniony nieodpłatnie.

W dalszych przepisach obu ustaw czytamy, że przebieg pojazdu powinien tutaj być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Żadne przepisy nie określają jednak wzoru takiej ewidencji. Ustawodawca wskazał jedynie elementy, jakie powinna ona zawierać. Otóż powinny się w niej znaleźć:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Uwaga!
W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przepisy nie określają przy tym, w jakiej formie ewidencja taka winna być prowadzona. Co za tym idzie można przyjąć, że dopuszczalne jest prowadzenie jej ręcznie, jak i w formie elektronicznej. Ważna jest jedynie, aby znalazły się w niej wszelkie elementy wskazane wyżej.

Należy przy tym pamiętać, że samo zaprowadzenie ewidencji nie jest wystarczające do odnoszenia wydatków na użytkowanie danego samochodu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Wyznacza ona bowiem jedynie górny limit przysługującego odliczenia. W ciężar kosztów są natomiast odnoszone wydatki faktycznie poniesione – jednak nie więcej aniżeli limit wyznaczony kilometrówką. Ewidencja ta jest zatem konieczna w celu zaliczania wydatków związanych z takim pojazdem do kosztów uzyskania przychodu, ale nie wystarczającym.

Do pobrania