Skup metali na dowód wewnętrzny?

Przeczytaj także: Księga podatkowa: na skup złomu od ludności dowód wewnętrzny

Rozpatrzmy następującą sytuację: podatnik skupuje, w tym m.in. od ludności (osób prywatnych) złom - metale żelazne, jak i nieżelazne (miedź, aluminium), a także zużyte akumulatory samochodowe. Czy podstawą ujęcia tych zakupów od osób prywatnych może być dowód wewnętrzny? – a jeżeli nie, to jaki dokument należy wystawić, aby ująć te zakupy w księdze przychodów i rozchodów?

Zasady prowadzenia księgi podatkowej, w tym rodzaje dokumentów, jakie mogą być podstawą dokonywanych w niej zapisów, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W §12 tego rozporządzenia ustawodawca wskazał, że zapisy dokonywane są w niej w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (ust. 1 tego przepisu). Dalej (§12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia) ustawodawca wskazuje, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, wśród których można wymienić przede wszystkim faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Przytoczony wyżej przepis traktuje o dowodach zewnętrznych, wystawianych przez inne podmioty. W niektórych sytuacjach ustawodawca zezwala jednak, aby zakupy były dokumentowane dowodami wystawionymi przez podatnika. §14 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia mówi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Prawodawca określił tutaj jednak zamknięty krąg wydatków, które w ten sposób udokumentowane mogą być. W §14 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia umieścił on zapis, zgodnie z którym dowody wewnętrzne mogą być wystawiane m.in. na okoliczność zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Tym samym podatnik nie może udokumentować dowodem wewnętrznym zakupu od ludności metali nieżelaznych, czyli aluminium czy miedzi, a także samochodów i części składowych samochodów, do których zalicza się m.in. akumulatory. Warto jednak pamiętać, że katalog wyłączeń jest tutaj zamknięty. Co za tym idzie, dowód wewnętrzny może dokumentować zakup od ludności metali żelaznych.

Jak zatem udokumentować zakup metali nieżelaznych i akumulatorów? Może to być m.in. umowa-kupna sprzedaży. Co prawda rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi nie wymienia wprost takiej umowy jako dowodu, na podstawie którego można dokonywać zapisów w księdze, jednakże w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia ustawodawca wskazuje, że zapisów takich dokonuje się także na podstawie innych dowodów stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej z jej rzeczywistym przebiegiem, które zawierają co najmiej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Należy przy tym pamiętać, że wskazany wyżej sposób dokumentowania wydatków dotyczy jedynie zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej!