Półkowe: zakup usług a dowody księgowe

Przeczytaj także: "Cudza" faktura VAT w koszty firmy?

Sposób udokumentowania zakupu usług o charakterze niematerialnym
Problem przedstawiony w treści pytania od dawna wzbudza kontrowersje. Nie wszystkie tego rodzaju usługi mogą być oceniane i dokumentowane w ten sam sposób. W przypadku usług promocyjno-marketigowych dodatkowo powstaje wątpliwość, czy mają one wpływ na ocenę kosztu.

Jak wiadomo, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Nie wynika z tego jednak sposób dokumentowania kosztu (zakupionej usługi). Niemniej jednak, skoro kosztem może być wyłącznie wydatek faktycznie poniesiony, to preferowane sposoby dokumentowania samego wydatku wydają się raczej proste.

W orzecznictwie sądów administracyjnych nie kwestionuje się wydatków poniesionych przelewem (zob. wyrok WSA w Olsztynie z 19 maja 2010 r., sygn. akt: I SA/Ol 250/10). O wiele trudniejsze jest niestety udokumentowanie innych wydatków, gdyż np. dokumenty kasowe są bardzo często poddawane w wątpliwość - w takich przypadkach trzeba się opierać na innych dowodach, przede wszystkim z przesłuchania kasjerów i osób wpłacających, o ile jest to możliwe.

Dowody wykonania usług o charakterze niematerialnym
Wykazanie wykonania tego rodzaju usług, które ze swojej istoty nie mają materialnego wpływu na rzeczywistość (choć mogą mieć materialny substrat), jest dość trudne. Takie usługi mogą wywoływać skutki materialne, ale nie bezpośrednio, lecz na skutek aktów woli ludzkiej spowodowanych tymi usługami.

Przykładowo skutkiem usług sprzedaży półkowej, zakupionych przez spółkę, będzie sprzedanie towaru umieszczonego na półce sklepowej na wysokości wzroku przeciętnego człowieka. Z kolei substratem materialnym może być np. raport z wykonania usługi wraz z dokumentującymi ten fakt zdjęciami, opatrzonymi datami. Właśnie tego rodzaju dokumentacja może stanowić dowód wykonania usługi o charakterze niematerialnym.

Usługi niematerialne można z kolei dokumentować korespondencją w tym zakresie, publikacjami, nagraniami reklam, osobowymi źródłami dowodowymi, a w końcu także wynikami sprzedaży, co jednak w stanie prawnym obowiązującym od 1 stycznia 2007 r. nie wydaje się konieczne. Obecnie kosztami uzyskania przychodu są bowiem również niewątpliwe wydatki na zachowanie jego źródła - niezależnie od charakteru usługi promocyjno-marketingowej; nawet jeśli nie przyniesie ona skutków, te wydatki i tak są kosztem uzyskania przychodu. Taka promocja nie musi zatem być skuteczna (podatnik może nawet zanotować stratę).

Na marginesie warto dodać, że zakup tego rodzaju usługi niematerialnej należy uznać za koszt bezpośredni, ponieważ jej celem jest uzyskanie przychodu. Taki wniosek jest zasadny, zwłaszcza że jeszcze na gruncie poprzednich przepisów przyznał to Minister Finansów, a za nim NSA w wyroku z 14 listopada 2002 r. (sygn. akt III SA 1169/01).

Spór interpretacyjny, o którym mowa w treści przytoczonego na wstępie pytania, wywołało wspomniane wcześniej pismo MF, w którym minister wyraźnie stwierdził, że na gruncie obowiązującej wówczas ustawy świadczenia sprzedaży półkowej i inne podobne podlegają opodatkowaniu VAT. Od tego czasu zmienił się wprawdzie stan prawny, a przede wszystkim zasady klasyfikowania usług, niemniej jednak pogląd ten należy uznać za aktualny.

Sposób ujęcia w księgach zakupu usług promocyjno-marketingowych
Otrzymane od sklepu faktury, które są dowodami księgowymi, musisz ująć w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego (art. 20 UoR). Koszty usług promocyjno-marketingowych zaliczasz do kosztów działalności operacyjnej spółki i ujmujesz na koncie zespołu "Koszty według rodzajów" i/lub na koncie zespołu 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie".

Ewidencja kosztów zależy przede wszystkim od zasad rachunku kosztów przyjętych przez spółkę w polityce (zasadach) rachunkowości. Księgowania mogą zatem być następujące:
1. Faktura VAT za usługi promocyjno-marketingowe:
Wn "Rozliczenie zakupu" - wartość netto,
Wn "VAT naliczony" - kwota VAT,
Ma "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" - wartość brutto.
2. Zarachowanie kosztów:
Wn konto zespołu 4 "Koszty według rodzajów",
Ma "Rozliczenie zakupu"
i równolegle
Wn konto zespołu 5 "Koszty według typów działalności",
Ma "Rozliczenie kosztów".
3. Zapłata za fakturę
Wn "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami",
Ma "Rachunek bankowy".

Pamiętaj, że ewidencja szczegółowa, prowadzona dla kont zespołu 4, powinna umożliwiać ustalenie - dla celów podatkowych - zarówno kosztów stanowiących, jak i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.