Wydatki na wystrój firmy w kosztach podatkowych

Przeczytaj także: Zagospodarowanie terenu w wartości początkowej środka trwałego?

Nakłady na roślinność
Stałym elementem wystroju pomieszczeń firmowych są rośliny doniczkowe oraz kompozycje i bukiety z kwiatów ciętych. Jeżeli okazałością oraz wystawnością nie odbiegają one od standardów przyjętych w danej branży, okolicy lub na danym rynku, można przyjąć, że wydatki na ich zakup stanowią ogólne koszty firmy związane z utrzymaniem funkcjonujących w obrocie gospodarczym standardów estetycznych. Wydatki związane z zakupem donic, ziemi, środków ochrony roślin oraz ich pielęgnacją, w tym również przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne, mogą również obciążać koszty uzyskania przychodów. Potwierdzają to organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 21 kwietnia 2008 r., nr IBPB3/423-65/08/NG.

Jednak gdyby firmowa roślinność odbiegała od zwyczajowo przyjętych norm w branży lub okolicy, była nadzwyczaj wystawna, ekskluzywna, wytworna, szczególnie droga oraz poprawiała w znaczący sposób estetyczny wizerunek firmy, wówczas wydatki na jej nabycie należałoby uznać za reprezentacyjne. W konsekwencji znalazłyby zastosowanie przepisy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, stanowiące, że wydatki te nie są kosztami uzyskania przychodów. Z taką klasyfikacją omawianych wydatków zgadzają się organy podatkowe, m.in. Dyrektor Skarbowej w Poznaniu w interpretacjach indywidualnych z dnia 25 września 2009 r., nr ILPB3/423-496/09-2/KS oraz z dnia 5 sierpnia 2010 r., nr ILPB4/423-26/10-2/MC.

Wskazane kryteria organy podatkowe przyjmują również dla kwalifikacji kosztowej wydatków na zagospodarowanie terenów zielonych wokół firmowych budynków. Wydatki na założenie trawników, nasadzenia drzew i krzewów, prace pielęgnacyjno ogrodnicze czy montaż systemu nawodnień, wiążą się z dbałością o posesję, co na podstawie odrębnych przepisów administracyjnych jest obowiązkiem każdego jej właściciela. Dlatego jeśli wydatki te nie odbiegają od ogólnie przyjętych norm i mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego terenu, podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Nie mają natomiast wpływu na wartość początkową budynków będących w firmie środkami trwałymi, co potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 września 2010 r., nr ILPB3/423-515/10 5/DS.

Firmowe wnętrza
Wśród elementów wyposażenia biur coraz częściej można znaleźć dywany, akwaria, lustra, obrazy, dekoracyjne tkaniny, czy inne detale sztuki użytkowej. Nabywanie tego typu sprzętów mających na celu stworzenie przyjaznej i miłej atmosfery wiąże się z ponoszeniem sporych wydatków. Rozliczając w kosztach uzyskania przychodów tego typu nakłady, podobnie jak w przypadku wydatków na firmową zieleń, należy mieć na uwadze przepisy ustaw o podatku dochodowym wyłączające z kosztów podatkowych wydatki reprezentacyjne.

Z braku ustawowej definicji reprezentacji, dla ustalenia zakresu tego pojęcia na potrzeby podatkowe przyjmuje się definicję słownikową, którą od lat posługują się organy podatkowe. Ta z kolei przy jego wyznaczaniu główny nacisk kładzie na takie cechy jak okazałość oraz wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Reprezentacja skierowana jest na zewnątrz firmy i z założenia ma na celu wywołanie jak najlepszego wrażenia na obecnych i potencjalnych kontrahentach.

Trudno zaprzeczyć, że sposób aranżacji wnętrz wpływa na odbiór firmy przez kontrahentów. Nie oznacza to automatycznie, że wydatki poniesione na ten cel mają reprezentacyjny charakter i są czymś wyjątkowym. W warunkach rynkowych, w których każdy przedsiębiorca musi dbać o utrzymanie pozycji na rynku oraz walczyć o klientów, są one ponoszone zwyczajowo. Stanowią wręcz wymóg rynku odpowiadający oczekiwaniom klientów oraz wpływają na ogólną estetykę pomieszczeń. Ponadto niejednokrotnie mają na celu poprawę warunków pracy. Stąd jeśli elementy aranżacji wnętrz nie są wyjątkowo wytworne i ekskluzywne, podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych firmy, z czym organy podatkowe się zgadzają (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 27 listopada 2009 r., nr ILPB3/423-743/09-2/JG).

Dekoracje okazjonalne
Specjalny wystrój pomieszczeń firmowych przedsiębiorcy rezerwują na różnego rodzaju święta. Dotyczy to nie tylko Bożego Narodzenia i Wielkanocy, ale również m.in. świąt branżowych czy też np. jubileuszów funkcjonowania firmy na rynku. Okazjonalny wystrój pojawia się wówczas m.in. w biurach, restauracjach, sklepach, hotelach czy pubach.

Świąteczno-okazjonalne dekoracje niewątpliwie wpływają na odbiór firmy przez otoczenie, w którym funkcjonuje. Pomimo tego nie ma podstaw do przypisywania im charakterystycznych dla reprezentacji cech wystawności i okazałości. Takie działania stały się bowiem pewnym standardem mającym na celu przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery w pracy poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej. Dlatego nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca zaliczał w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane ze świątecznym udekorowaniem firmy. Możliwość tę potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-155/08-2/MW oraz z dnia z 29 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-253/09-2/KK, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 5 sierpnia 2010 r., nr ILPB4/423-26/10-2/MC.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
• Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.