Środki trwałe i towary handlowe: kradzież a podatki

Przeczytaj także: Jak rozliczyć kradzież̇ firmowego majątku?

Straty związane z kradzieżą a koszty podatkowe
Powstałe straty w towarach (prawidłowo udokumentowane) mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Wynika to z ogólnej zasady, zgodnie z którą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Ponadto dany wydatek nie może się znajdować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie o CIT - wymaga indywidualnej oceny wydatku pod kątem jego bezpośredniego związku z przychodami i racjonalności.

Ubytki w stanie towarów można zaliczyć do kosztów podatkowych, jeśli nie były zawinione przez podatnika, tj. jeśli nie wynikają z nienależytej staranności w prowadzeniu gospodarki magazynowej, braku odpowiedniego nadzoru nad magazynem towarów czy innych zaniedbań. Stąd konieczność sporządzenia protokołu strat, z którego będzie jednoznacznie wynikać wartość straty oraz jej przyczyna. Gdy Niedobór towarów jest tzw. ubytkiem naturalnym (związanym z normalnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa) lub powstał w wyniku zdarzenia losowego (pożaru lub kradzieży), będzie stanowił koszt uzyskania przychodów. Tę zasadę potwierdził również Minister Finansów (zob. pismo z 26 kwietnia 2001 r., nr PB 3-MD-289-8214-35/2001). Jego zdaniem możliwość zaliczenia tego typu strat do kosztów uzyskania przychodów jest uzależniona od indywidualnej sytuacji, a zwłaszcza od tego, czy towary zostały prawidłowo zabezpieczone przed kradzieżą i czy podatnik podjął odpowiednie czynności mające na celu uniemożliwienie włamania. Te działania muszą spełniać wymogi należytej staranności, aby ewentualne straty w środkach obrotowych nie zostały uznane za powstałe na skutek zaniedbań w nadzorze czy też lekkomyślności podatnika.

Podstawą do zaliczenia wartości skradzionych towarów do kosztów uzyskania przychodów będzie protokół policyjny. Na jego podstawie należy sporządzić protokół strat, zawierający: datę wystawienia, przedmiot operacji, określenie straty ilościowo i wartościowo oraz podpis podatnika.

W zakresie strat powstałych w środkach trwałych konieczne jest uwzględnienie art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT. Z tych przepisów wynika, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tę część straty, która nie została pokryta odpisami amortyzacyjnymi (w tym przypadku przez odpisy amortyzacyjne należy rozumieć całość dokonanych odpisów, w tym również te, które nie stanowiły kosztów uzyskania przychodów).

Stratę z tytułu kradzieży środka trwałego, zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów, stanowi więc różnica pomiędzy jego wartością początkową a naliczonymi odpisami amortyzacyjnymi (stanowiącymi koszty i niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów). Tę stratę ustala się na podstawie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na potrzeby podatku dochodowego konieczne jest odpowiednie udokumentowanie straty.

Czy konieczna jest korekta VAT?
Podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Co do zasady kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z przytoczonych powyżej zasad nie wynika, że gdy podatnik utraci towary (np. na skutek kradzieży), których sprzedaż podlega opodatkowaniu, to utraci również prawo do odliczenia VAT naliczonego przy ich zakupie. Również organy podatkowe twierdzą, że w przypadku kradzieży towarów nie jest konieczna korekta podatku VAT.

Kradzież z włamaniem to nie zjawisko nadzwyczajne
Włamanie z kradzieżą towarów handlowych oraz środków trwałych powoduje konieczność dokonania w księgach rachunkowych firmy odpowiednich zapisów. Zwróć uwagę, że kradzież z włamaniem nie jest zjawiskiem nadzwyczajnym. Takie zdarzenie jest związane z ogólnym ryzykiem prowadzenia działalności gospodarczej, a zatem poniesione straty oraz odszkodowanie otrzymane od ubezpieczyciela zaliczasz do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 UoR).

Ewidencja księgowa
Ewidencja księgowa związana z kradzieżą środków trwałych oraz otrzymaniem odszkodowania może przebiegać następująco:

1. Wyksięgowanie skradzionego środka trwałego z ewidencji:
   Wn "Umorzenie środków trwałych" - wartość dotychczasowego umorzenia,
   Wn "Pozostałe koszty operacyjne" - wartość nieumorzona,
   Ma "Środki trwałe" - wartość początkowa środka trwałego.
2. Przyznanie odszkodowania na podstawie decyzji ubezpieczyciela:
   Wn "Pozostałe rozrachunki" (analitycznie: rozrachunki z ubezpieczycielem),
   Ma "Pozostałe przychody operacyjne".
3. Wpływ odszkodowania na rachunek bankowy:
   Wn "Rachunek bankowy",
   Ma "Pozostałe rozrachunki" (analitycznie: rozrachunki z ubezpieczycielem).

W przypadku towarów ewidencja będzie podobna, z tym że jeśli ujmujesz towary w cenach ewidencyjnych, musisz uwzględnić odchylenia z tytułu marży i VAT:

1. Wartość brutto skradzionych towarów:
   Wn "Pozostałe koszty operacyjne",
   Ma "Towary".
2. Przeksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych towarów:
   Wn "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu marży",
   Wn "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów z tytułu VAT",
   Ma "Pozostałe koszty operacyjne".

Pamiętaj, że wartość przychodów i związanych z nimi kosztów ustalasz oddzielnie.

Oznacza to, że poszczególne operacje związane z rozliczaniem szkody powstałej na skutek kradzieży ewidencjonujesz w księgach rachunkowych tak, aby w rachunku zysków i strat wykazać poniesione w okresie sprawozdawczym pozostałe koszty operacyjne oraz otrzymane odszkodowania - pozostałe przychody operacyjne.

Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.