Zakwaterowanie pracownika a zaliczka na podatek

Przeczytaj także: Zakwaterowania pracowników z Ukrainy w podatku dochodowym

Załóżmy, że pracodawca zwraca pracownikowi, którego miejsce zamieszkania jest położone gdzie indziej, niż miejsce wykonywania pracy, wydatki na zakwaterowanie w wysokości 500 zł. Spełnione są warunki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), w związku z czym przychód ten korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym. Podlega on jednak składkowaniu. Jak w takim przypadku prawidłowo ustalić zaliczkę na podatek?

Art. 21 ust. 1 pkt 19 updof stanowi (dodajmy w tym miejscu, że w obecnym kształcie obowiązuje on od 1 stycznia 2011 r.) wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie to ma zastosowanie pod warunkiem, że miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz pracownik ten nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Zakładamy że w naszym przykładzie wszystkie te warunki są spełnione. Co za tym idzie, przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym pracodawca nie bierze pod uwagę powyższego świadczenia.

Niestety inaczej jest w przypadku ustalania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od przychodu tego pracownika. Art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych mówi, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu m.in. zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Te same zasady ustalania podstawy naliczenia składek stosuje się również do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Tym samym, mimo że przychód z tytułu zakwaterowania pracownika do kwoty 500 zł korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym, w dalszym ciągu stanowi on przychód ze stosunku pracy, należy go uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika.

Przy ustalaniu zaliczki na podatek pracodawca natomiast odlicza od osiągniętego przez pracownika dochodu składki na ubezpieczenie społeczne, pomniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania, a od obliczonej zaliczki na podatek składki na ubezpieczenie zdrowotne. Odliczeniu nie podlegają jednak te składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony podatku.

Ponieważ w naszym przypadku część przychodu pracownika korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne ustalone od tej części wynagrodzenia nie będą pomniejszały odpowiednio podstawy opodatkowania oraz obliczonej zaliczki na podatek.

Przedstawmy to na przykładzie:

Załóżmy że wynagrodzenie pracownika wynosi 3 500 zł brutto. Pracodawca dodatkowo zwraca mu koszty zakwaterowania w wysokości 500 zł. Pracownikowi temu przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł) oraz kwota zmniejszająca podatek (46,33 zł miesięcznie). W celu prawidłowego ustalenia zaliczki na podatek pracodawca dokona następujących obliczeń

1. Wynagrodzenie za pracę: 3 500 zł
2. Zwrot kosztów zakwaterowania zwolniony z podatku: 500 zł
3. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (pkt 1+ pkt 2): 3 500 + 500 = 4 000 zł
4. Składki na ubezpieczenie społeczne (pkt 3 x 13,71%): 4 000 zł x 13,1% = 548,40 zł
5. Składki na ubezpieczenie społeczne odliczane od dochodu ( pkt 1 x 13,71%): 3 500 *13,71% = 479,85 zł
6. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (pkt 3 – pkt 4): 4 000 – 548,40 = 3 451,60 zł
7. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (pkt 6 x 9%): 3 451,60 x 9% = 310,64 zł
8. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne zmniejszającej zaliczkę na podatek (pkt 1 – pkt 5): 3 500 – 479,85 = 3 020,15 zł
9. Składka na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od zaliczki na podatek (pkt 8 x 7,75%): 3 020,15 * 7,75% = 234,06 zł
10. Koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł
11. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (pkt 1 – pkt 9 – pkt 4): 3 500 – 111,25 – 479,85 = 2 908,90 = 2 909 zł
12. Zaliczka na podatek (pkt 10 x 18% - 46,33 zł): (2 909 x 18%) – 46,33 = 477,29 zł
13. Zaliczka na podatek do pobrania (pkt 11 – pkt 8): 477,29 – 234,06 = 243,23 = 243 zł
14. Do wypłaty (pkt 1 + pkt 2 – pkt 4 – pkt 7 – pkt 13): 3 500 + 500 – 548,40 – 310,64 – 243 = 2 987,96 zł

Gdyby pracodawca zwracał pracownikowi koszty noclegu w wysokości przekraczającej 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę byłaby opodatkowana podatkiem dochodowym.