Przejazdy prywatne a leasing samochodu

Przeczytaj także: Drogi samochód osobowy: leasing korzystniejszy?

Odpowiedź: Dla spółki prawa handlowego mającej osobowość prawną kosztem uzyskania przychodu z tytułu leasingu samochodu ciężarowego są - oprócz miesięcznej opłaty leasingowej - również inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu - oczywiście pod warunkiem wykazania związku tych wydatków (czyli używania pojazdu) z uzyskiwaniem (w sensie starania, a nie skutku) przychodu lub z zachowaniem jego źródła. Niezależnie bowiem od tego, że mamy do czynienia z leasingiem, nadal obowiązuje ogólna reguła kosztowa.

Przepisy ustawy o CIT dotyczące obu rodzajów leasingu odnoszą się bowiem jedynie do kwestii zaliczania do kosztów opłat leasingowych, co - jak widać - ma zarówno pozytywne, jak i negatywne przełożenie na kosztowość pozostałych wydatków na przedmiot leasingu.
Swego czasu inaczej do tej kwestii podszedł NSA.

---

Ważne orzeczenie NSA
W przypadku używania przez podatnika samochodu osobowego, który nie stanowi składnika jego majątku, przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT przesądza o tym, że jedynymi kosztami, jakie mogą z tego tytułu być uznane za koszty uzyskania przychodu, są wydatki - z zastrzeżeniem pkt 30 -nieprzekraczające kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach, to jest w zarządzeniu Ministra Transportu, Żeglugi i Łączności z 9 maja 1989 r. w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów dla celów służbowych (M.P. nr 16, poz. 117 ze zm.). W tym stanie prawnym wydatki naużywanie samochodów osobowych przy leasingu operacyjnym nie mogą przekroczyć kwoty określonej w tym przepisie, która obejmuje wszystkie wydatki leasingobiorcy, a więc i raty leasingowe, i ubezpieczenie samochodu, bądź podatek od środków transportu.

Wyrok NSA O/Z Poznań z 18 marca 1997 r., sygn. aktI SA/Po 1531/96

---

W przypadku używania (na potrzeby podatnika) firmowego samochodu przez pracowników do kosztów uzyskania przychodu możesz zaliczyć jedynie część takich wydatków. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT:

• jeżeli pracownik odbywa podróż służbową poza granicami miejscowości zatrudnienia, kosztem uzyskania przychodów jest kwota nieprzekraczająca iloczynu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za kilometr przebiegu pojazdu (określonej w odrębnych przepisach);
• w jazdach na terenie miejscowości zatrudnienia kosztem uzyskania przychodu może być kwota nieprzekraczająca miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo stawki za kilometr przebiegu pojazdu (określonej w odrębnych przepisach).

Nie masz jednak możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na dojazdy pracownika do pracy i z powrotem (w takiej sytuacji konieczne byłoby prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający wykazanie, że omawiane przejazdy były przejazdami służbowymi i nie nastąpiło nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika).

Takie przejazdy nie przyczyniają się do uzyskania przez spółkę przychodu, lecz przede wszystkim służą prywatnym potrzebom pracownika. Należy je uznać za czynności prywatne podatnika, niemające związku z przychodem pracodawcy.

---

Ważne orzeczenie NSA
Jak niespornie ustalono w umowie o pracę, miejscem wykonywania pracy będzie Z. Skoro tak, nie można przyjąć, aby pracownicy ci używali samochodu dla potrzeb spółki; dojazdy do pracy nie miały charakteru podróży służbowej czy też jazdy lokalnej - w rozumieniu powoływanego w decyzji przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PIT. Trafne i zgodne z linią orzeczniczą jest zatem stanowisko, że obowiązkiem pracownika jest stawienie się do pracy - stąd wydatki pracownika na ten dojazd obciążają pracownika i w konsekwencji nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów przez pracodawcę.

Wyrok NSA O/Z Wrocław z 30 lipca 2002 r., sygn. akt I SA/Wr 501/00

---

Warto podkreślić, że powyższe zasady stosuje się również do członków zarządu będących jednocześnie pracownikami spółki, przy czym sądy kładą nacisk na poprawne dokumentowanie wydatków.

---

Ważne orzeczenie NSA
O możliwości zaliczenia przez podatnika wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje m.in. to, czy fakt poniesienia przez podatnika danego wydatku został należycie udowodniony. Jakkolwiek przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy CIT nie stanowi o szczegółowym dokumentowaniu podróży służbowej pracownika delegacją służbową, to jednak poprzez użycie pojęcia podróży służbowej, jako synonimu pojęcia jazdy zamiejscowej, uzasadnione jest odwoływanie się w tym zakresie do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Z cytowanego rozporządzenia nie wynika wprawdzie, jaka forma jest wymagana dla podróży służbowej, ale w treści takiego dokumentu niezbędne jest na pewno: określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się stałe jego miejsce pracy; miejscowość docelowa; data i godzina wyjazdu oraz powrotu; liczba godzin i dni przebywania w podróży. Polecenie wyjazdu stanowiące podstawę formalną podróży służbowej powinno być zatem skonkretyzowane, nie może mieć charakteru generalnego.

Wyrok WSA w Warszawie z 5 sierpnia 2009 r., sygn. akt VIII SA/Wa 138/09

---

Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.