Firmowy samochód osobowy o niskiej wartości

Przeczytaj także: Samochód firmowy "lepszy" niż prywatny w firmie?

W przypadku nabycia składnika majątku o wartości początkowej nieprzekraczającej kwoty 3 500 zł podatnik może wybrać co do zasady jeden z dwóch sposobów zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Może mianowicie:

• zaliczyć go do środków trwałych i amortyzować (w tym zamortyzować jednorazowo)
• zaliczyć go bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.

Uznanie danego składnika, którym w naszym przypadku jest samochód osobowy, za środek trwały skutkuje przede wszystkim obowiązkiem ujęcia go w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto trzeba go także amortyzować, przy czym tutaj ustawodawca godzi się (obok „zwykłej” amortyzacji”) na jednorazowy odpis amortyzacyjny dokonany w miesiącu oddania go do używania albo miesiącu następnym.

Jak już jednak wskazaliśmy wyżej, wydatek na zakup samochodu osobowego o niskiej wartości (czyli takiego, którego wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł) podatnik może także zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania samochodu do używania. W takim przypadku podatnik nie ujmuje go w ewidencji środków trwałych, a jego wartość odnosi bezpośrednio w ciężar kosztów (a nie poprzez odpisy amortyzacyjne). Jedyne o czym należy tutaj pamiętać, to że w przypadku składników majątku o wartości początkowej przekraczającej 1 500 zł konieczne jest ich ujęcie w ewidencji wyposażenia, o czym mówi §4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR.

To, którą metodę podatnik zastosuje, zależy tylko i wyłącznie od niego. Należy jednak pamiętać, że dokonany wybór może mieć pewne konsekwencje w przyszłości. W przypadku samochodów osobowych o małej wartości lepiej mimo wszystko zaliczyć je do środków trwałych. Dlaczego?

Z uwagi na art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu powinien tutaj być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 cytowanej ustawy).

Co za tym idzie, w przypadku niezaliczenia danego samochodu osobowego do środków trwałych, aby wydatki na jego eksploatację mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ustawodawca nałożył na podatników dodatkowe obowiązki dokumentacyjne (w postaci ewidencji przebiegu pojazdu) oraz limity odliczeń (suma wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych z tytułu używania takiego pojazdu nie może przekroczyć limitu tzw. kilometrówki). Obowiązku takiego nie ma jednak w stosunku do samochodów uznanych za środki trwałe.

Warto w tym miejscu dodać, że tak restrykcyjny obowiązek nie został przeniesiony do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Tutaj bowiem podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, jeżeli tylko dany samochód osobowy stanowi ich składnik majątku. Nie musi być on zaliczony do środków trwałych.