Koszty uzyskania przychodu ex-pracownika

Przeczytaj także: Zaliczka na podatek nowego pracownika

Rozpatrzmy następującą sytuację: Umowa o pracę pracownika zakończyła się w styczniu 2011 r. Miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajdował się zakład pracy. Przy ustalaniu zaliczki na podatek pracodawca uwzględniał (zgodnie ze złożonym oświadczeniem przez pracownika) podwyższone koszty uzyskania przychodu. Po zakończeniu każdego kwartału pracodawca oblicza i wypłaca swoim pracownikom premię kwartalną. Pracownik, którego umowa o pracę zakończyła się w styczniu także otrzyma wskazaną premię za przepracowany miesiąc. Jej wypłata nastąpi w kwietniu 2011 r. Jakie koszty uzyskania przychodu pracodawca powinien zastosować do wypłaconej premii byłemu pracownikowi?

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane zakładami pracy, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Tak stanowi art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasady pobierania tychże zaliczek zostały określone w art. 32 ustawy. Ust. 1 tego przepisu mówi, że zaliczki te oblicza się i pobiera od dochodu. Za dochód z kolei uważa się (art. 32 ust. 2 przytoczonej ustawy) uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w ustawowo określonej wysokości oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne.

Art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 mówią z kolei, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą 111,25 zł miesięcznie lub 139,06 zł miesięcznie, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zakład pracy przy obliczeniu zaliczki stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży mu oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3 (tj. że mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy).

Przytoczony wyżej art. 32 ust. 5 mówi zatem, że zakład pracy może stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu jedynie w stosunku do pracowników. Pracownikiem natomiast jest osoba pozostająca w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy). Podatnik z naszego przykładu utraci zatem status pracownika z chwilą zakończenia stosunku pracy.

Tym samym pracodawca z przykładu przy ustalaniu zaliczki na podatek od premii byłego pracownika powinien uwzględnić standardowe koszty uzyskania przychodu. Nie ma przy tym przeszkód, aby ex-pracownik zastosował do otrzymanej premii koszty w podwyższonej wysokości w zeznaniu rocznym (przepisy odnośnie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu przysługujące w odniesieniu do przychodów ze stosunku pracy odnoszą się bowiem do pojęcia podatnika, a nie pracownika).