Faktura VAT: numer rejestracyjny samochodu

Przeczytaj także: Podatek PIT i VAT: faktura za paliwo bez numeru rejestracyjnego

Przedsiębiorca, aby zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, musi z jednej strony wykazać jego związek z przychodem, z drugiej zaś zadbać o to, aby był on prawidłowo udokumentowany. Zastanówmy się, co powinien zawierać dowód potwierdzający poniesienie wydatków na eksploatację samochodu firmowego.

Przypomnijmy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wydatków, które kosztów podatkowych nie stanowią (w art. 23).

Dowody dokumentujące poniesienie wydatku mogą być różne. Podstawowym z nich jest jednak faktura VAT. To, co dokument taki powinien zawierać, ustawodawca wskazał w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a dokładniej w §5 tego rozporządzenia.

Ogólnie rzecz ujmując faktura VAT powinna zawierać (obok jej numeru i daty wystawienia oraz sprzedaży) dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę przedmiotu transakcji, zastosowaną do niego stawkę podatku VAT oraz wartość transakcji (wyrażoną odrębnie w kwocie netto, podatku VAT oraz kwocie brutto w rozbiciu na poszczególne stawki podatu). Obowiązek podawania dodatkowych informacji ustawodawca nałożył w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do samochodu i innych pojazdów samochodowych. W takim przypadku faktura powinna zawierać także numer rejestracyjny tego pojazdu. Warto zwrócić uwagę, że powyższy dodatkowy obowiązek dotyczy jedynie samochodów i pojazdów samochodowych. Ustawodawca nie rozszerzył go np. na maszyny rolnicze czy budowlane.

Obowiązek podawania na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu dotyczy jedynie zakupu paliwa wlewanego do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych. Nie występuje on jednak w przypadku innych wydatków ponoszonych na eksploatację samochodu, takich jak zakup części zamiennych, płynów eksploatacyjnych czy też remontów. Co za tym idzie, faktura je dokumentująca nie musi zawierać numeru rejestracyjnego pojazdu, w którym powyższe zostaną zamontowane (do którego zostaną zużyte), aby wydatek taki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Nie mniej jednak należy pamiętać, iż obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, a także wykazania, że dotyczy on prowadzonej firmy, ciąży na podatniku. Tym samym, zwłaszcza w przypadku posiadania kilku samochodów firmowych i prywatnych, warto zadbać o to, aby posiadane dokumenty wprost wskazywały, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. poprzez umieszczenie na odwrocie faktury adnotacji, którego auta poniesione wydatki dotyczą. Jak już wskazano wyżej, ustawodawca podał minimalny zakres informacji, które na fakturze powinny się znaleźć. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby także na samej fakturze dokumentującej zakup części do samochodu bądź płynów eksploatacyjnych znalazł się na niej także numer tego pojazdu. Podobnie jest z w przypadku faktur dokumentujących wykonane czynności remontowe.