Podróż służbowa a zaliczka na podatek

Przeczytaj także: Podróż służbową taksówką? Pracownik zapłaci podatek

Co za tym idzie, jeżeli pracownikowi zostały wypłacone diety w określonej przepisami prawa wysokości (obecnie w przypadku podróży krajowej dieta taka wynosi 23 zł za dobę podróży - §4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju), przychód z tego tytułu będzie u niego zwolniony z podatku dochodowego (nie powiększy podstawy opodatkowania przychodu ze stosunku pracy za dany miesiąc). Gdyby jednak pracodawca wypłacił mu diety ponad ten limit, nadwyżkę (w postaci różnicy pomiędzy dietą faktycznie wypłaconą a „ustawową”) powinien doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy za dany miesiąc i opodatkować.

… podobnie jak zwrot kosztów używania prywatnego samochodu

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof ma zastosowanie także do wypłaconych pracownikowi należności z tytułu wykorzystywania w podróży służbowej swojego prywatnego samochodu. §3 przytoczonego wyżej rozporządzenia mówi bowiem, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi, oprócz diety przysługuje także m.in. zwrot kosztów przejazdów.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa tutaj pracodawca (§5 ust. 1 rozporządzenia), przy czym na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (§5 ust. 3 rozporządzenia). Obecnie jest to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, którego §2 stanowi, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ -0,5214 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Co za tym idzie zwrot kosztów używania przez pracownika w odbytej podróży (podróżach) służbowej samochodu prywatnego, do wysokości limitu w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie wyższej niż określona w cytowanym wyżej rozporządzeniu jest zwolniony z podatku dochodowego. Gdyby jednak pracodawca postanowił wypłacić pracownikowi wyższą kwotę, to podobnie jak miało to miejsce w przypadku diet wypłacanych ponad limit, nadwyżkę należy doliczyć do przychodów ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu.