Bieżące i nowe przepisy VAT: e-faktura

Przeczytaj także: Faktura elektroniczna wygodna dla firm?

Akceptacja i przechowywanie e-faktur
Rozporządzenie nie określa konkretnych wymogów co do formy wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Wskazuje się jedynie, że może ona być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Przypomnijmy, że zachowuje ona swoją ważność do momentu jej cofnięcia.
Przedsiębiorcy zarówno wystawiający, jak i otrzymujący e-faktury, zobowiązani są do ich przechowywania na terytorium kraju w taki sposób, aby:

• na żądanie organów podatkowych lub kontroli podatkowej móc umożliwić do nich natychmiastowy, pełny oraz ciągły dostęp drogą elektroniczną;
• przechowywane były w formacie, w którym zostały przesłane;
• przechowywane były w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność, przez cały okres ich przechowywania.

Rozporządzenie daje podatnikowi również możliwość przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur, które wystawił lub otrzymał na terytorium państwa Unii Europejskiej innym niż jego własny kraj. Jest to jednak możliwe pod pewnymi warunkami:

1. uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania oraz
2. poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o zmianach dotyczących miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.

Czy przedsiębiorcy mogą przechowywać faktury papierowe w formie elektronicznej?

Niestety w tej kwestii przedsiębiorcy mogą napotkać dużą rozbieżność opinii. Mimo że NSA uznał, iż podatnik, który otrzymuje faktury papierowe, może wybrać sposób ich przechowywania w wersji drukowanej czy elektronicznej, to jednak niektóre organy podatkowe uznają, że nie ma możliwości wystawienia faktury w formie papierowej, a następnie przechowywania jej kopii w formie elektronicznej.

Zmiany od 2011 roku

Od 2011 roku zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej. Dzięki proponowanym zmianom być może elektroniczna faktura wreszcie będzie realną alternatywą dla jej papierowej wersji.

Nadal obowiązywać będzie konieczność otrzymania akceptacji przez odbiorcę zanim rozpocznie się przesyłanie e-faktury. Jednak dzięki nowym przepisom nie będzie już obligatoryjnego obowiązku stosowania dotychczasowych technologii przesyłania elektronicznych faktur. Pojawi się również możliwość wyboru formatu elektronicznego, w jakim faktura może być przesyłana.

Nie będzie już także wymogu stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Na podstawie nowego rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w wersji elektronicznej, jeśli zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia i integralność jej treści. Rozporządzenie definiuje autentyczność pochodzenia jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści zostanie zachowana, jeśli pewne jest, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Oba te warunki spełniają pliki w formacie PDF.

Faktury w wersji elektronicznej według przepisów muszą być przechowywane w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowuje się w taki sposób, aby zapewnić łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur będących przedmiotem kontroli. Rozporządzenie reguluje również sprawę przechowywania faktur poza terytorium Rzeczypospolitej. Mogą być one przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju pod warunkiem zagwarantowania dla celów kontrolnych pełnego dostępu on-line do tych faktur.


Joanna Świtała