Dokumenty magazynowe: ewidencja księgowa

Przeczytaj także: Elektroniczne dowody księgowe?

Pytanie: Jak należy prawidłowo zaksięgować i zaewidencjonować następujące dokumenty:

• WZ - z programu magazynowego firma ma zestawienie szczegółowe wszystkich WZ za dany miesiąc. Czy do ksiąg może zaksięgować kwotę zbiorczą na konto koszty i magazyn?
• PZ - czy można kwotą zbiorczą zaksięgować wszystkie PZ z danego miesiąca na konto magazyn i rozliczenie zakupu?
• Faktury sprzedaży i paragony - firma całą sprzedaż dokumentuje paragonami fiskalnymi, jednakże do niektórych wystawiane są faktury. Czy ma obowiązek ewidencjonowania w programie księgowym oddzielnie faktury sprzedaży jako FS i paragony jako P, czy może całą sprzedaż podpiąć jako FS, czyli nr ewidencyjny faktur sprzedaży, a może wszystko zaewidencjonować jako P - paragony?

Odpowiedź: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor) nie zabrania dokonywania zapisów zbiorczych. Mówi o tym art. 20 ust. 3 uor. Poza tym, jeśli w tym wypadku mamy do czynienia z zapisem dokonywanym przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, to uor za równoważne z dowodami źródłowymi uważa zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

W module magazynowym znajdują się wszystkie informacje dotyczące pojedynczych transakcji i należy tylko zadbać, aby podczas rejestrowania tych zapisów spełnić następujące warunki:

• Zapisy uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych.
• Możliwe będzie stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie.
• Stosowana procedura zapewniać będzie sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów.
• Dane źródłowe w miejscu ich powstania będą odpowiednio chronione, w taki sposób, aby zapewnić ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

W przypadku sprzedaży za pośrednictwem kasy fiskalnej można również zaksięgować na podstawie raportu miesięcznego całą kwotę łącznie. W odniesieniu do faktur wystawionych do sprzedaży zafiskalizowanej na kasie należy zadbać tylko, aby były opatrzone paragonem (oryginałem) - jest to dowód, iż kwoty z nich wynikające zostały ujęte w kwocie rejestru VAT i jako przychody.

Podstawa prawna:
art. 20 ust. 5 i art. 20 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).


Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.