Ewidencja VAT: czynności nieopodatkowane

Przeczytaj także: Ewidencja zakupu gdy prawo do odliczenia części VAT

Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma świadczy m.in. usługi transportowe. W związku z tym ponosi różnego rodzaju wydatki, które są dokumentowane fakturami VAT. Są to przede wszystkim wydatki na zakup paliwa, części zamiennych do pojazdów, media czy za remonty (tj. czynności opodatkowane VAT). Oprócz tego dokonuje także opłat za czynności niepodlegające opodatkowaniu, wśród których można wymienić przede wszystkim winiety czy pozwolenia na transport ciężarowy. Wydatki te niekiedy także są udokumentowane fakturami. Czy należy je ująć w ewidencji VAT?

Obowiązki ewidencyjne w zakresie podatku od towarów i usług znalazły się przede wszystkim w art. 109 ustawy o VAT. Ust. 3 tego przepisu mówi, że podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego, są obowiązani prowadzić stosowną ewidencję umożliwiającą prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej.

Ustawodawca nie określił wzoru takiej ewidencji, a jedynie elementy, jakie powinny się w niej znaleźć. I tak, zgodnie z przytoczonym wyżej art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, ewidencja ta powinna zawierać:

• kwoty określone w art. 90, tj. kwoty podatku naliczonego (od dokonanych zakupów) związane z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego jak i kwoty związane z czynnościami, w stosunku do których takie prawo nie przysługuje
• dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania
• wysokość podatku należnego
• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego
• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji

Jak łatwo zauważyć, powyższe odnosi się zarówno do ewidencji dostawy (sprzedaży), jak i ewidencji nabycia (zakupu).

W naszym przykładzie interesuje nas druga z wymienionych, czyli ewidencja zakupu. Jest ona prowadzona w celu ustalenia wysokości podatku naliczonego, który obniża kwotę podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym. Co za tym idzie, należy w niej ujmować wszelkie zakupy, które mają wpływ na wysokość odliczenia. Nie ma natomiast potrzeby ewidencjonowania w niej zakupów nieopodatkowanych (z czym mamy do czynienia w przypadku winiet czy opłat za pozwolenia na transport ciężarowy) czy nie dających prawa do odliczenia podatku VAT. Nie ma jednak także przepisów, które zabraniałyby ujmowania takich kwot w ewidencji. Co za tym idzie, w przypadku tego typu czynności to podatnik decyduje, czy znajdą się one w ewidencji VAT czy też nie.