Podróż służbowa: odliczenie VAT od paliwa

Przeczytaj także: Podatek dochodowy i VAT a samochód osobowy i ciężarowy

Definicja podróży służbowej znalazła się w art. 77⁵ Kodeksu pracy, który to stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zasady przyznawania tych należności, w przypadku podróży krajowych, zostały z kolei uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

§5 tego rozporządzenia mówi, że środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Ponadto na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Jak już wskazano we wstępie, jednym ze środków transportu do odbycia podróży służbowej może być zatem samochód firmowy bądź inny, np. prywatny pracownika. W zależności od tego, jaki to będzie pojazd, różne będą konsekwencje w podatku VAT.

Samochód prywatny pracownika poza VAT

Przytoczone wyżej rozporządzenie w §5 wprost mówi, w jaki sposób określa się zwrot kosztów przejazdu w przypadku odbycia podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Jest to opłata ryczałtowa w postaci iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Zwrot ten nie zależy od faktycznie poniesionych wydatków - będzie przysługiwał w tej samej wysokości zarówno wtedy, gdy pracownik poniesie jedynie wydatki na zakup paliwa, jak i wtedy, gdy np. podczas podróży samochód ulegnie awarii i pracownik dodatkowo poniesie koszty jego naprawy. Bez znaczenia pozostaje tutaj także rodzaj paliwa służącego do napędu samochodu. Co za tym idzie, (zryczałtowany) zwrot poniesionych kosztów pozostaje poza zakresem działania ustawy o podatku od towarów i usług.

Samochód firmowy = odliczenie VAT, ale pod pewnym warunkami

Zgoła inaczej jest w przypadku odbycia podróży służbowej samochodem stanowiącym środek trwały firmy. Tutaj bowiem uwzględnia się faktycznie poniesione koszty (oczywiście prawidłowo udokumentowane). Wiąże się to również z prawem do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących poniesione wydatki (m.in. zakup paliwa, remonty i naprawy, wymiany płynów eksploatacyjnych itp.). W takiej sytuacji należy stosować ogólne zasady odliczania podatku VAT.

Co za tym idzie w pierwszej kolejności należy określić, czy samochód ten służy wykonywaniu czynności opodatkowanych. Jeżeli tak, to co do zasady wszelkie wydatki poniesione na jego eksploatację (w tym dokonywane podczas podróży służbowych) i udokumentowane fakturami stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego. W przypadku wykorzystywania takiego pojazdu zarówno do czynności opodatkowanych jak i zwolnionych, do odliczenia podatku naliczonego należy stosować tzw. proporcję VAT. Z kolei w przypadku jego wykorzystywania wyłącznie do czynności zwolnionych prawo do odliczenia podatku VAT w ogóle nie przysługuje.

Należy także tutaj pamiętać o dodatkowym ograniczeniu określonym w art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu tzw. samochodów osobowych. Przypomnijmy, iż obecnie obowiązują aż 3 definicje samochodów, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT (i paliwa służącego do ich napędu). Są to regulacje zawarte w obecnej ustawie o VAT (czyli pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony, bądź spełniające warunki wskazane w art. 86 ust. 4 ustawy), wzór Lisaka bądź regulacje zawarte w starej ustawie o podatku od towarów i usług z 1993 roku.

Jeżeli pojazd spełnia którekolwiek z tych przepisów, podatnikowi przysługuje odliczenie podatku naliczonego od zakupu paliwa służącego do napędu samochodu, w tym wykorzystywanego także do odbycia podróży służbowych. Jeżeli natomiast samochód warunków tych nie spełnia, prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa służącego do jego napędu nie przysługuje.