Podróż służbowa: parkingi i autostrady a koszty

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Jak z powyższego wynika, opisywanemu zwolnieniu (do wysokości określonych limitów) podlegają nie tylko diety wypłacone pracownikom w związku z podróżą służbową, ale także inne należności, do których zaliczyć można opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą. Stanowisko to podzielane jest również przez organy skarbowe (np. Pismo Naczelnika Opolskiego US z 30 października 2006 r., nr PD/415-11/MM/06)

Pamiętaj!
Opisywane zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracownika i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 ustawy o PIT).

Czy opłaty za autostrady i opłaty parkingowe podlegają VAT?

Co do zasady opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazd autostradą nie są powiększone o VAT, gdyż jednostki pobierające powyższe opłaty nie są podatnikami VAT. Dotyczy to przede wszystkim opłat za parkowanie pojazdów na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania, co potwierdzają także organy podatkowe.

Parkingi hotelowe
Może jednak zdarzyć się, że przebywający w podróży służbowej pracownik zaparkuje na przykład na parkingu niepodlegającym przepisom o parkowaniu na drogach publicznych (np. na parkingu hotelowym). W takim przypadku, jeżeli opłata jest powiększana o kwotę VAT, zastosowanie znajdzie reguła ogólna odliczania podatku zawarta w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W takiej sytuacji należy przyjąć, że wydatek poniesiony przez pracownika (refundowany następnie przez firmę) wiąże się z jej działalnością gospodarczą i w konsekwencji będzie ona uprawniona do odliczenia VAT.

Czy refundację wydatku należy udokumentować fakturą?
Opodatkowaniu VAT nie będzie podlegała natomiast sama refundacja pracownikowi poniesionych wydatków. W takim przypadku nie dochodzi bowiem do wykonywania przez firmę czynności opodatkowanej. Stanowisko to podzielane jest także przez organy podatkowe (np. Pismo dyrektora IS w Warszawie z 19 września 2008 r., nr IP-PP2-443-993/08-2/AZ ).

Dowód księgowy
Różnego rodzaju koszty związane z parkowaniem oraz opłatami za przejazd autostradą najprawdopodobniej są związane z podróżą służbową pracownika. Za przejazd autostradą oraz parking zostaje wydany paragon, który spełnia warunki do uznania go za dowód księgowy, jeśli zostanie uzupełniony o konieczne dane (art. 21 ust. 1 UoR), czego można dokonać bezpośrednio na odwrocie paragonu lub na odrębnym dowodzie wewnętrznym.

Jak zaksięgować opłaty za przejazd autostradą i parkowanie?
Sposób księgowania powinien wynikać z dokumentacji polityki rachunkowości (art. 10 UoR), która obejmuje między innymi wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych.

W ewidencji księgowej opłaty za przejazd autostradą potwierdzoną paragonem można ująć następująco:

• Wn "Podatki i opłaty",
• Wn "VAT naliczony",
• Ma "Rozrachunki z pracownikami" (analitycznie: imienne konto pracownika).

Podstawa prawna:

• art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz ust. 5 ustawy o CIT;
• § 2 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.);
• art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz ust. 13 ustawy o PIT;
• art. 15 ust. 6 i art. 86 ust. 1 ustawy o VAT;
• art. 10, art. 21 ust. 1 UoR

Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.