Podróż służbowa: parkingi i autostrady a koszty

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Wydatki z tytułu używania samochodu przez pracownika

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu;
b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisami wydanymi przez właściwego ministra, o których mowa powyżej, są regulacje rozporządzenia z 25 marca 2002 r., które w odniesieniu do samochodów osobowych wprowadzają zasadę, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
a) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
b) dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Opłaty za autostrady i opłaty parkingowe jako koszt

Problem praktyczny związany ze stosowaniem przez podatników powyższych przepisów pojawia się w momencie, w którym przedsiębiorcy próbują określić, czy opłaty za przejazd autostradą lub opłaty parkingowe również można zaliczyć do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że wydatkami takimi są nie tylko wydatki o charakterze ściśle eksploatacyjnym ponoszone w czasie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika (a więc np. wydatki na paliwo), ale także inne wydatki związane z używaniem samochodu prywatnego pracownika do odbycia takiej podróży (m.in. opłaty za parkowanie, czy przejazd autostradą). Ponieważ jednak zagadnienie to nie było jednoznacznie rozstrzygane przez organy podatkowe, ostateczne wyjaśnienie spornej kwestii zawiera:

• Pismo Ministra Finansów z 8 kwietnia 2010 r., nr DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579
• Wyrok WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1502/09

Pamiętaj!
Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko i imię,
• adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu oraz
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencja stanowi warunek uznania wydatków za koszt podatkowy. W razie jej braku wydatki z tytułu używania samochodów nie będą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Czy zwrot opłat jest przychodem pracownika?

Z punktu widzenia PIT należy rozstrzygnąć, czy zwrot opisywanych opłat stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od opodatkowania są diety i inne należności za czas:
a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.