NIP: obowiązki płatnika i podatnika

Przeczytaj także: Zawarcie małżeństwa = urząd skarbowy i aktualizacja danych

Rozpatrzmy następującą sytuację: Pracodawca zatrudnił pracownika, który nie miał jeszcze nadanego numeru NIP. Dodatkowo jeden z obecnych pracowników zmienił adres zamieszkania. Kto powinien wystąpić o NIP w pierwszym przypadku? Czy pracodawca ma obowiązek złożyć za pracownika, któremu zmienił się adres zamieszkania, zgłoszenie aktualizacyjne?

Odpowiedzi na powyższe pytania należy szukać w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm., dalej ustawa). Art. 8 ust. 1 tej ustawy mówi, że podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1. pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub
2. dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub
3. pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia

- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika.
Powyższego nie stosuje się do podatników, którzy uprzednio dokonali zgłoszenia identyfikacyjnego (czyli mających nadany numer NIP – art. 8 ust. 2 ustawy).

Zgodnie zatem z przytoczonym przepisem płatnik pośredniczy w nadaniu numeru NIP swojego pracownika. Nie oznacza to jednak, że wypełnia za niego wszystkie obowiązki. Jak bowiem mówią dalsze zapisy art. 8 ustawy, płatnik powinien zaopatrzyć się w odpowiedni formularz w urzędzie skarbowym, który następnie dostarcza podatnikowi (pracownikowi) w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego. Podatnik jest natomiast zobowiązany oddać płatnikowi wypełnione zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 14 dni od otrzymania druku, które następnie płatnik przekazuje (w tym za pośrednictwem poczty) naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w terminie 14 dni od jego otrzymania. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej właściwym drukiem jest NIP-3.

Inaczej jest w przypadku zmiany danych wykazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Obowiązek aktualizacji ciąży już wyłącznie na podatniku (pracowniku). Stanowi o tym art. 9 ust. 1 ustawy: podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Należy tego dopełnić w terminie 30 dni licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W celu aktualizacji podatnik składa także formularz NIP-3 z nowymi danymi.

Od powyższej reguły ustawodawca przewidział 2 wyjątki. Otóż podatnicy, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy, mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem tego płatnika (ZUS/KRUS). Wtedy to płatnik jest obowiązany przekazać zgłoszenie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.

Druga sytuacja dotyczy aktualizacji danych z uwagi na fakt otrzymania nowego dowodu osobistego. Tutaj podatnicy (rozumiani jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego za pośrednictwem organu wydającego dowód osobisty. Organ ten obowiązany jest do poinformowania podatnika o obowiązku złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego oraz do przekazania zgłoszenia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika w terminie 7 dni od dnia złożenia przez podatnika tego zgłoszenia.