Elektroniczna księga podatkowa

Przeczytaj także: Trzeba stosować nowy wzór PKPiR

Gro podatników płaci podatek z przychodów osiąganych z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej na zasadach ogólnych wg skali podatkowej bądź też wg stawki podatku liniowego. Aby jednak powyższe było możliwe, muszą oni ustalić dochód podlegający opodatkowaniu. W tym celu konieczne jest prowadzenie bądź to ksiąg rachunkowych bądź też podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Pierwsze ze wskazanych urządzeń księgowych prowadzą z reguły duże firmy, które niejako są do tego zmuszone wskutek przekroczenia pułapu przychodu ze sprzedaży, do wysokości którego możliwe jest prowadzenie księgi podatkowej. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dużo bardziej skomplikowane i czasochłonne (a co za tym idzie i kosztowne) niż podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stąd też podatnicy, jeżeli nie muszą, takich ewidencji nie zaprowadzają korzystając z prowadzenia prostego urządzenia, którym jest księga podatkowa.

Zasady prowadzenia PKPiR zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152 poz. 1475). Akt ten wskazuje przede wszystkim, że księgę należy prowadzić wg ustalonego wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia.

W dobie komputeryzacji bardzo popularne (z uwagi na wygodę, szybkość wypełniania, łatwość poprawiania błędów, automatyczne sumowania oraz obliczanie zaliczki na podatek/podatku) jest prowadzenie księgi podatkowej w formie elektronicznej. Rozwiązanie takie przewidział Minister Finansów w powyższym rozporządzeniu. Nałożył tutaj jednak na podatników pewne dodatkowe obowiązki. Otóż zgodnie z §31 rozporządzenia, w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;
2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
3. przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, konieczne jest także sporządzenie wydruku zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi stanowiącym załącznik do rozporządzenia.

Jeżeli program komputerowy nie zapewnia możliwości wydrukowania księgi, konieczne jest zaprowadzenie podatkowej księgi w formie tradycyjnej, w której podatnicy muszą wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z wydruku komputerowego.

Jak zatem wynika z powyższego, nie jest możliwe ograniczenie się jedynie do przechowywania danych (księgi) tylko w formie elektronicznej. Muszą one zostać przeniesione na papier.