Zwrot za dojazd a koszty pracownicze

Przeczytaj także: Pracownicze koszty uzyskania przychodu: zmiana w roku

Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma zatrudniła pracownika z innej miejscowości. Pracownik złożył w tym zakresie odpowiednie oświadczenie. Do pracy dojeżdża on pociągiem, w związku z czym ponosi koszty zakupu biletów PKP. Na koniec miesiąca firma jednak zwraca mu poniesione wydatki na przejazdy. Czy pracownikowi temu przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Regulacje w zakresie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów znalazły się w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Zgodnie z nim koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

• 111,25 zł miesięcznie (pkt 2) albo
• 139,06 zł miesięcznie, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (pkt)

Art. 22 ust. 13 updof dodaje jednak, że m.in. przepisów ust. 2 pkt 3 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Otrzymany zwrot wydatków poniesionych na dojazd do i z pracy mieści się w bardzo szerokim pojęciu przychodu ze stosunku pracy (definicja podana w art. 12 ust. 1 updof). Należy go zatem doliczyć do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu (wynagrodzenie zasadnicze, chorobowe, premie, dodatki itp.) i opodatkować.

Tutaj ustawodawca przewidział jednak pewien wyjątek. Otóż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 112 updof, zwalnia się z tego podatku zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, ale tylko wówczas, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw. Takie zapisy znalazły się m.in. w ustawie z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (art. 107), ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (art. 97a), ustawie z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (art. 93) i kilku innych.

W pozostałych przypadkach zwrócone pracownikom poniesione wydatki na dojazd do i z pracy skutkują powstaniem po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu. To z kolei powoduje, iż nie będzie miał dla takiego zwrotu zastosowania art. 22 ust. 13 updof.

W konsekwencji powyższego pracownikowi, u którego zwrot kosztów dojazdu skutkuje powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu.
Gdyby natomiast otrzymany zwrot kosztów dojazdu korzystał ze zwolnienia z podatku dochodowego, zgodnie z dyspozycją art. 22 ust. 13 updof pracownikowi nie będą przysługiwać podwyższone koszty uzyskania przychodu, a co za tym idzie, można je zastosować jedynie w podstawowej wysokości.