Refaktura a przychód i koszty firmy

Przeczytaj także: Rozliczenie podatku dochodowego od mediów przy najmie nieruchomości

Chodzi tu oczywiście przede wszystkim o różnego rodzaju media: prąd, woda, gaz, ścieki, telefony itp., z których korzystają najemcy w wynajmowanych lokalach, a na które ich sprzedawcy wystawiają faktury na właścicieli, tj. wynajmujących. Ci następnie co do zasady wliczają te wydatki do czynszu najmu, jaki płacą im najemcy, lub też dokonują ich oddzielnego refakturowania na najemców. Drugi ze sposobów (tj. refakturowanie kosztów na najemców) w rzeczywistości cieszy się dużo większym zainteresowaniem.

Co za tym idzie, po stronie wynajmującego powstają odpowiednio koszty (z tytułu otrzymanych faktur VAT za media znajdujące się w nieruchomości będącej przedmiotem najmu) i przychody (po ich refakturowaniu na najemcę). Jak je rozliczyć?

Refakturowanie nie zostało zdefiniowane w prawie podatkowym. Jednak przyjęta praktyka jak i orzecznictwo dopuszczają sytuację, w której koszty niektórych usług, których odbiorcą jest inny podmiot niż podmiot obciążony przez ich wykonawcę, mogą być w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę poprzez wystawienie tzw. refaktury. Polega ono na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania marży. Jego celem jest przeniesienie kosztów przez podmiot dokonujący refaktury na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał w sytuacji, gdy podmiot refakturujący fizycznie danej usługi nie świadczył. Czynność taka towarzyszy wykonywaniu innej zasadniczej czynności. Refakturowanie jest tutaj jedynie sprzedażą uboczną służącą realizacji zawartej umowy (np. umowy najmu/dzierżawy).

Kosztu wynikającego z otrzymanej faktury, który następnie podlega (w całości lub w części) refakturowaniu, nie można uznać za koszt bezpośrednio związany z przychodem wynikającym z wystawionej refaktury. Podatkowymi Kosztami uzyskania przychodów są jednak także wydatki, których poniesienie nie przekłada się bezpośrednio na uzyskanie konkretnych przychodów, gdy są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Z taką sytuacją mamy tutaj do czynienia. Ponoszone koszty, które następnie są refakturowane, służą bowiem wykonaniu postanowień zawartej umowy.

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Z kolei w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust 5c, 5d i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof).

W żadnym wypadku odniesienie w ciężar kosztów wydatków, które następnie są refakturowane, nie jest uzależnione od daty ich refakturowania.

Co się zaś tyczy określenia momentu powstania przychodu wynikającego z refaktury, należy tutaj co do zasady stosować art. 14 ust. 1c updof, zgodnie z którym za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. wystawienia faktury albo
2. uregulowania należności.

Prawidłowym wydaje się być tutaj stanowisko zaprezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18 września 2009 r. nr IPPB3/423-443/09-2/KK, w której to organ podatkowy wskazał, że „(…) W przypadku refakturowania mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej, niż usługa, której refakturowanie dotyczy. Z uwagi, iż podmiot refakturujący jest jedynie pośrednikiem w przekazywaniu opłat pomiędzy podmiotem faktycznie świadczącym usługi, a rzeczywistym ich odbiorcą przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury, niezależnie jakiego okresu dotyczy refaktura.(…)”