Tajemnica handlowa a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Zakup a koszty firmy gdy faktura od firmującego

Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).
Definicja ta może służyć pomocniczo do zdefiniowania tajemnicy handlowej. Przyjmując zatem elementy powyższej definicji, jak również potoczne rozumienie tego pojęcia, tj. jako tajemnicy dotyczącej treści stosunków handlowych podatnika (w szczególności danych kontrahentów), wskazać należy, iż na fakturze zakupu wydatków na potrzeby reklamy nie muszą znajdować się wszelkie informacje dotyczące danego wydatku.

Oczywiście na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa na wypadek kontroli podatkowej lub skarbowej należy również posiadać inne dokumenty, z których wynikać będzie, że wydatek udokumentowany tą fakturą w istocie dotyczył reklamy spółki, a nie tylko działalności marketingowej.
Poza omawianymi wydatkami (reklama) ma to nawet większe znaczenie:

Przykład
Podatnik poniósł wydatki na tajne badania rozwojowe, które rozpoznał, jako koszt pośredni, służący zachowaniu źródła przychodu poprzez wprowadzenie nowych produktów na rynek. Mimo udokumentowania tych wydatków ze wskazaniem, iż przeznaczone były na wydatki rozwojowe - nie można wykluczyć także żądania organów podatkowych o sprecyzowanie związku tych badań z profilem przedsiębiorstwa. Odmowa z uwagi na tajemnicę handlową narazić może na „wyrzucenie” tych wydatków z kosztów podatkowych.

Analogiczne metody trzeba stosować przy innych zakupach wchodzących w skład reklamy - tak, aby zawsze możliwe było, niekoniecznie przy pomocy jednego dokumentu, wykazanie związku danego wydatku z celem osiągnięcia przychodu.

Rezygnacja z zachowania tajemnicy handlowej
Niemożliwym jednak wydaje się takie ukształtowanie dokumentacji kosztów uzyskania przychodu, aby w ogóle nie wiadomo było na czyją rzecz dane wydatki zostały poniesione, co jeszcze nie musi oznaczać naruszenia tajemnicy handlowej.

Zawsze bowiem, w toku postępowania kontrolnego, właściwy organ może dążyć do wykazania, iż dany wydatek nie powinien zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Wówczas, dla bezpieczeństwa własnego podatnik powinien mieć możliwość wykazania, że wydatek ten został poniesiony w celu uzasadniającym zaliczenie go do kosztów podatkowych.

Pamiętać bowiem należy o tym, iż „w każdym jednak przypadku, obciążenie kosztów podatkowych i forma udokumentowania strat będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji. Zważywszy na różnorodność rodzajów prowadzonej działalności i zdarzeń powodujących straty, nie jest możliwe przyjęcie jednej - obowiązującej w każdej sytuacji, wykładni. Ocena może nastąpić jedynie po zbadaniu konkretnego przypadku - na podstawie materiałów źródłowych - przez właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej” (pismo Ministra Finansów z 26 czerwca 2001 r., znak: PB3-MD-289-8214-35/2001, S. Podat. 7/2002).

W tym jednak zakresie należy wskazać, iż nawet w przypadku powstania konieczności udostępnienia pracownikom kontroli dokumentów objętych tajemnicą handlową, pracownicy ci objęci są tajemnicą skarbową w zakresie wiadomości uzyskanych przez nich w toku wykonywania czynności służbowych.

W takim zatem przypadku informacje, które podatnik chce chronić za pomocą tajemnicy handlowej nadal będą podlegały ochronie i to uregulowanej ustawowo, poprzez zachowanie przez pracowników organów tajemnicy skarbowej.

Jak bowiem stanowi art. 293 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) tajemnicą skarbową objęte są indywidualne dane zawarte w:

1. deklaracji oraz innych dokumentach składanych przez podatników, płatników lub inkasentów objęte są tajemnicą skarbową
2. informacjach podatkowych przekazywanych organom podatkowym przez podmioty inne niż wymienione w pkt 1;
3. aktach dokumentujących czynności sprawdzające;
4. aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej oraz aktach postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;
5. dokumentacji rachunkowej organu podatkowego;
6. informacjach uzyskanych przez organy podatkowe z banków oraz z innych źródeł niż wymienione w pkt 1 lub 2;
7. informacjach uzyskanych w toku postępowania w sprawie zawarcia porozumień dotyczących cen transferowych.

Podsumowując, jeżeli celem gromadzonej dokumentacji jest nie tylko właściwe i zgodne z przepisami udokumentowanie kosztów podatkowych, ale również zachowanie tajemnicy handlowej, to dokumentacja taka, w szczególności faktury, może zawierać jedynie część informacji. Na potrzeby jednak kontroli skarbowej lub podatkowej podatnik powinien również posiadać inne dokumenty, które łącznie będą przedstawiać cały stan faktyczny, a więc również dane kontrahentów i zawieranych umów. Tajemnica handlowa firmy będzie jednak, w przypadku udostępnienia kontrolującym pełnej dokumentacji, nadal chroniona z uwagi na obowiązującą te osoby tajemnicę skarbową.

Podstawa prawna:

• Art. 7 ust. 2, art. 9, art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
• Art. 11 ust. 4 ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.),
• Art. 293 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.