Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy a koszty firmy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca wskazał, że prowadzi w Polsce działalność gospodarczą polegającą m.in. na usługach konsultacji i doradztwa w zakresie zarządzania produkcją z obszaru przetwórstwa mięsnego. Usługi te świadczy dla firmy z Ukrainy w miejscu wskazanym przez zleceniodawcę, tj. na terytorium Ukrainy. W związku z tym odbywa on częste podróże do Ukrainy, które mają znamiona podróży służbowych (wyjazd służy realizacji konkretnego zlecenia). Podróże te odbywają się w sposób ciągły i długotrwały. Często zdarza się, że wnioskodawca przebywa w tym państwie większą część miesiąca czy nawet cały miesiąc. Jest to związane z charakterem zlecenia, np. pozyskiwanie informacji i danych do przeanalizowania procesu zarządzania produkcją i w ten sposób wywodzenia właściwych wniosków doradczych. W trakcie pobytu wykonuje on zlecenie także podczas weekendów. Po powrocie do Polski, w siedzibie swojej firmy kontynuuje świadczenie tych usług m.in. poprzez przygotowanie raportów. Na Ukrainie wnioskodawca nie posiada, ani też nie wynajmuje żadnego lokalu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Zadał pytanie, czy w takiej sytuacji ma on prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej za cały czas jej trwania, w tym za soboty i niedziele? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ww. przepisu, wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych przedsiębiorcy mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów i wydatki te nie są wyszczególnione jako wydatki niestanowiące takich kosztów w art. 23 ust. 1 tej ustawy.

Jednocześnie art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z powołanego przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy wynika, że osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonywaniu zawartej umowy. Jedyne ograniczenie ustanowione tym przepisem odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza bowiem z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Zasadniczą przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej jest jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Mając powyższe na względzie, o ile podróże krajowe i zagraniczne, jakie Wnioskodawca odbywa są podróżami służbowymi związanymi z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, to w ciężar kosztów uzyskania przychodów tejże działalności może zaliczyć diety związane z tymi podróżami, jednakże wyłącznie w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. dla podróży zagranicznych – rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaś dla podróży krajowych – rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

W związku z powyższym w przypadku odbywania podróży służbowych – również trwających w soboty i niedziele – Wnioskodawca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej w wartościach opisanych w niniejszej interpretacji.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów