Korygowanie zapisów w KPiR: jakie dokumenty?

Przeczytaj także: Opłaty za konto i odsetki bankowe w PKPiR

Podstawę korekty zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą stanowić:

• faktury korygujące; dokumenty takie wystawia się zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (szczegółowe przepisy w tym zakresie znalazły się §13 i §14 tego rozporządzenia);
• noty korygujące; dokumenty te wystawia się na podstawie przytoczonego wyżej rozporządzenia (§15 rozporządzenia); są one wystawiane w celu skorygowania zapisów w fakturach w przypadku pomyłek dotyczących jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi; dowód ten nie może być jednak wystawiony w przypadku błędów dotyczących jednostki miary oraz ilości sprzedanych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny, stawki i kwoty podatku VAT oraz wartości towaru lub usługi;
• noty księgowe, wymienione w §13 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, sporządzane w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody te powinny zawierać dane określone w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi;
• inne dowody zawierające informacje wymienione w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez (§12 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi):

1. skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
2. wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki (§12 ust. 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi). Zasady tej nie stosuje się jednak do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty) (§12 ust. 6 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi).

§12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi: Inne dowody księgowe powinny zawierać co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.