Faktura elektroniczna wygodna dla firm?

Przeczytaj także: Faktura elektroniczna gdy spełnione określone wymogi

Korzyści ze stosowania e-faktur są niewątpliwie duże i to zarówno finansowe jak i organizacyjne. Polegają one na usprawnieniu logistyki, oszczędności czasu potrzebnego na drukowanie i wysyłanie faktur w wersji papierowej oraz wyeliminowanie kosztów przesyłki. Pozwalają również na automatyczne księgowanie w systemie finansowym. Wykorzystywanie faktur elektronicznych pozwala firmie na zmniejszenie ilości dokumentów papierowych, oraz znaczne przyspieszenie całego procesu ich wystawiania, obiegu i archiwizowania. Są one przydatne szczególnie w większych firmach, gdzie niezbędny jest płynny obieg dużej liczby dokumentów.

Ponadto eliminują wiele problemów w firmie, takich jak np. powtarzalne wprowadzania danych do systemu czy zmniejszenie ilości papieru i tuszu, co w konsekwencji skutkuje zmniejszeniem kosztów prowadzenia działalności firmy. Z przeprowadzonych w krajach UE badań wynika, że koszty wystawiania, przesyłania i przetwarzania faktur w systemie elektronicznym, są o około 80% niższe od dokumentowania w tradycyjnej formie papierowej. Jeżeli więc firma wstawia w ciągu roku tysiące faktur, to dzięki stosowaniu e-faktury może zaoszczędzić znaczne kwoty, co zwłaszcza w dobie kryzysu może mieć istotne znaczenie).

Ponadto istotną kwestią jest również znaczny spadek błędnie wystawianych faktur, ponieważ faktura elektroniczna przechodzi przez proces weryfikacji automatycznie. Wreszcie w skali globalnej, wyeliminowanie faktur papierowych jest działaniem proekologicznym (oszczędność papieru a co za tym idzie zmniejszenie wycinki lasów).

Reasumując: główne zalety e-faktur to:

• Oszczędność czasu i kosztów na drukowaniu i wysyłaniu faktur.
• Automatyczna archiwizacja.
• Krótszy czas wysyłania faktury elektronicznej.
• Automatyczne przesyłanie potwierdzenia dostarczenia i statusu poprawna/do poprawienia.
• Automatyczny obieg faktur wewnątrz firmy (np. w celach finansowo-księgowych).

Nie bez znaczenia jest również fakt, że coraz więcej nabywców (i to zarówno osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jak i firm), wyraża chęć otrzymywania faktur w formie elektronicznej przede wszystkim ze względu na wygodę ich przechowywania, pewność otrzymania w odpowiednim terminie, wygodę przeglądania oraz dostęp do faktur z każdego miejsca i w dowolnym momencie. Wynika to niewątpliwie z faktu upowszechnienia dostępu do Internetu oraz rozwoju bankowości elektronicznej. W świetle przedstawionych zalet e-faktury, coraz więcej małych i średnich firm pracuje obecnie do ich wdrożeniem.


Jak ustrzec się błędu, skoro przepisy ustawy o VAT są niezwykle skomplikowane, a wyjaśnienia organów skarbowych często sprzeczne? Przeczytasz o tym w poradniku „Vademecum VAT”!