Podróż służbowa pracownika a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

We wniosku wskazano, że spółka zajmuje się realizacją programów telewizyjnych jak również informuje na antenie o interesujących wydarzeniach na całym świecie. W tym celu wysyła swoich pracowników w delegacje służbowe. Zgodnie z przepisami prawa pracy w takich sytuacjach spółka pokrywa pracownikom wszelkie wydatki związane z podróżą (dojazdu, powrotu, pobytu na miejscu, ewentualne koszty leczenia). Zdarza się jednak, iż za zgodą pracodawcy pracownicy po realizacji celu służbowego przedłużają pobyt dla realizacji celów prywatnych. W takich sytuacjach, do czasu wykonania zadań przez pracowników spółka pokrywa wszelkie koszty pobytu, a po tym terminie delegowany pokrywał dalsze koszty pobytu indywidualnie. Koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, ponosi w całości pracownik. Pracownik także ponosi wszelkie dodatkowe koszty, np. związane z przebukowaniem biletu lotniczego na inny dogodny dla siebie termin. Spółka w koszty uzyskania przychodu zalicza tutaj koszty poniesione przez pracownika w czasie wykonywania zadań służbowych, oraz koszty przylotu i odlotu. Powstała wątpliwość, czy takie postępowanie jest prawidłowe? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
* poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
* został właściwie udokumentowany,
* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.