Koszty podróży służbowej a księga przychodów i rozchodów

Przeczytaj także: Podróż służbowa: ewidencja kosztów w PKPiR

Wpisujemy w kolumnę 13 „Pozostałe wydatki”…
Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów służy m.in. do ujmowania w niej wydatków związanych z podróżami służbowymi.

… na podstawie odpowiednich dokumentów
Jak czytamy w objaśnieniach, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Na podstawie tych dowodów pracownikom są wypłacane świadczenia w pełnej wysokości, które to stanowią zwrot m.in. kosztów przejazdów, dojazdów (gdy nie są rozliczane ryczałtowo), noclegów (gdy nie są rozliczane ryczałtowo) a także wszelkich innych wydatków, o ile ich poniesienie było uzasadnione.

Nie zawsze jest możliwe uzyskanie dowodu (faktury), potwierdzającej poniesienie danego wydatku. W takiej sytuacji pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nie wymagają natomiast udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Należy jednak tutaj pamiętać, iż w przypadku odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niestanowiącym własności pracodawcy (a dokładniej nie ujętym w jego ewidencji środków trwałych z wyjątkiem leasingu) czyli np. samochodem stanowiącym własność pracownika, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie wydatki w wysokości nieprzekraczającej limitu ustalonego przy zastosowaniu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu oraz liczby przejechanych kilometrów. Konieczne jest tutaj zaprowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, którą należy dołączyć do rozliczenia podróży służbowej.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu są określone w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Przypomnijmy iż stawki te wynoszą 0,8358 zł (w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³) i 0,5214 zł (w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm ³). Inne zryczałtowane należności przysługujące pracownikom w podróży służbowej wynoszą (podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju):

• dieta pełna: 23 zł
• ryczałt za nocleg (150% diety): 34,50 zł
• ryczałt za dojazdy (20% diety): 4,60 zł

Wskazane wyżej rozporządzenie mówi także, co powinien zawierać dowód wewnętrzny dotyczący rozliczenia kosztów podróży służbowych. Otóż powinien on składać z takich elementów jak:

• imię i nazwisko,
• cel podróży,
• nazwa miejscowości docelowej,
• liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawka i wartość przysługujących diet.