Nieodpłatne używanie cudzego majątku a koszty firmy

Przeczytaj także: Preferencje podatkowe dla pomagających obywatelom Ukrainy

Przypomnijmy, w prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy mogą, obok własnych składników majątku, wykorzystywać także cudze. Z reguły takie korzystanie ma formę odpłatną (najem, dzierżawa, leasing). Prawo cywilne przewiduje jednak także np. umowę użyczenia, na mocy której użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne używanie oddanej mu w tym celu rzeczy. Umowy takie mają zastosowanie także w obrocie gospodarczym.

Jednakże to, iż cudzy składnik majątku przedsiębiorca używa nieodpłatnie, nie oznacza, iż nie ponosi on w związku z tym używaniem żadnych wydatków. Jak bowiem wskazuje art. 713 Kodeksu cywilnego - biorący do używania ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Zaliczyć tutaj można przede wszystkim wydatki eksploatacyjne, czyli np. zapotrzebowanie tych składników na energię elektryczną, gaz, wodę, inne paliwa, zwykłe remonty a także ich konserwację.

Powyższe wydatki co do zasady będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. Ustawodawca nie przewidział tutaj żadnych szczegółowych procedur. Tym samym wydatki te będą stanowiły koszty podatkowe, jeżeli, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (co w przypadku wykorzystywania ich na potrzeby firmy ma miejsce) i nie znalazły się w art. 23 (katalog wydatków, które kosztów uzyskania przychodów nie stanowią).

Należy przy tym pamiętać, iż istotny jest tutaj także rodzaj używanej nieodpłatnie rzeczy. W art. 23 ust. 1 pkt 46 updof ustawodawca wskazał bowiem, iż nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem w przypadku korzystania na podstawie umowy użyczenia z samochodu osobowego przedsiębiorca obowiązany jest do zaprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i ujmowania w kosztach wydatków jedynie do wysokości limitu.

Powyższe tyczy się jednak jedynie osobówek. Ograniczenia takiego nie ma w przypadku wykorzystywania samochodów ciężarowych.

Dodajmy także, iż składniki majątku używane na podstawie umowy użyczenia nie podlegają amortyzacji – w takiej sytuacji bowiem biorący je do używania nie jest ich właścicielem. Jeżeli jednak poniesie on na nie nakłady inwestycyjne, te będą podlegać amortyzacji jako tzw. inwestycje w obcych środkach trwałych. Warto tutaj pamiętać, iż w przypadku zaprzestania użytkowania ulepszonego składnika majątku, gdy inwestycja w tym obcym środku trwałym nie została jeszcze zakończona, spowoduje utratę prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów niezamortyzowanej części.