Pracownicze koszty uzyskania przychodu: zmiana w roku

Przeczytaj także: Umowa o pracę a 50 proc. koszty uzyskania przychodu

Rozpatrzmy następującą sytuację: Pan Piotr - pracownik firmy X początkowo mieszkał w miejscowości, gdzie znajdował się zakład pracy. W trakcie roku (10 lipiec 2009 r.) przeprowadził się jednak do innej miejscowości. Czy w związku z tym można zmienić wysokość przysługujących mu kosztów uzyskania przychodów? Ponadto podjął on dodatkową pracę na 1/3 etatu (zakład pracy mieści się w nowym miejscu jego zamieszkania). Czy u tego pracodawcy może złożyć oświadczenie, aby ten nie potrącał kosztów uzyskania przychodu, jako że robi to firma X?

Art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż zryczałtowane miesięczne koszty uzyskania przychodu m.in. z tytułu stosunku pracy wynoszą:

• 139,06 w sytuacji, gdy miejsce czasowego lub stałego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę (tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodu)
• 111,25 zł w pozostałych przypadkach

Podwyższone koszty uzyskania przychodu płatnik stosuje od momentu otrzymania od pracownika oświadczenia o spełnieniu wymaganych tutaj warunków (odnośnie miejsca zamieszkania).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazuje, iż zmiany wysokości tych kosztów nie można dokonać w trakcie roku. Nie określa ona także momentu, od którego zmiana ta powinna być stosowana. W praktyce przyjęło się, iż momentem tym jest miesiąc, w którym pracodawca otrzymał oświadczenie uprawniające do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli natomiast w tym miesiącu pracownik już otrzymał wynagrodzenie, podwyższone koszty stosuje się od następnego miesiąca. Przypomnijmy w tym miejscu także, iż raz złożone oświadczenie jest ważne dla pracodawcy tak długo, aż pracownik nie poinformuje go o zmianie w tym zakresie.

W zakresie kwestii dodatkowego zatrudnienia należy pamiętać, iż koszty uzyskania przychodów przysługują z tytułu każdego stosunku pracy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w żadnym przepisie nie wskazuje, iż pracownik może złożyć oświadczenie pracodawcy, aby ten przy ustalaniu zaliczki na podatek kosztów tych nie uwzględniał. Z drugiej strony natomiast w art. 32 ust. 2 i 5 nakłada na płatnika obowiązek ich uwzględniania przy obliczaniu zaliczki.

Dodajmy także, iż wysokość tych kosztów nie jest uzależniona od tego, jaki jest wymiar pracy (cały, pół, ćwierć etatu itd.).

Art. 22 ust. 2 ustawy wskazuje natomiast, iż w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie więcej niż z jednego stosunku pracy, rocznie koszty te nie mogą przekroczyć kwoty 2 002,05 zł i odpowiednio 2 502,56 zł przy kosztach podwyższonych. Ograniczenia tego dokonuje jednak podatnik w zeznaniu rocznym a nie pracodawcy.

Przykład

Załóżmy, że pan Piotr (o którym mowa wyżej) złożył w firmie X oświadczenie o zmianie miejsca zamieszkania 14 lipca 2009 r. Wynagrodzenie jest natomiast wypłacane ostatniego dnia roboczego danego miesiąca. W takiej sytuacji przy ustalaniu zaliczki za lipiec firma X powinna zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, tj. 139,06 zł.

Z kolei zakład pracy, w którym pan Piotr zatrudnił się na 1/3 etatu, przy ustalaniu zaliczki na podatek powinien stosować zwykłe koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł.