Kiedy faktura wewnętrzna?

Przeczytaj także: Elektroniczna faktura wewnętrzna?

Jak wskazuje art. 106 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług, faktury wewnętrzne wystawia się głównie w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, a także importu usług. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie.

Dowody te są wystawiane również w celu udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych opłat o podobnym charakterze.

Przytoczony przepis wskazuje ponadto, iż faktury wewnętrzne wystawia się w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy VAT, czyli:

• przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a w szczególności:
  • przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  • wszelkie inne przekazania towarów bez wynagrodzenia (m.in. darowizny)
  - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.
• nieodpłatnego świadczenia usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkich innych nieodpłatnych świadczeń usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.

Żaden z przepisów nie określa wzoru takiej faktury. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług wskazuje jednak, jakie elementy powinna ona zawierać.

§ 23 tego rozporządzenia wskazuje, iż w przypadku faktur wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy § 5, 9-14, 16, 17 i 21 (tj. te, które mają zastosowanie przy zwykłych fakturach), z tym że w przypadku:

1. czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
2. dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Faktury wewnętrzne mogą być wystawiane w jednym egzemplarzu. Należy je przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.