Podróż służbowa kierowcy a koszty firmy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu podatniczka wskazała, że prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego polegającego na przewozie różnych towarów na trasach krajowych i zagranicznych. Zatrudniani przez nią kierowcy do tej pory otrzymywali dodatek za pracę w porze nocnej. Podatniczka nie wypłacała im jednak świadczeń wynikających z podróży służbowych. Obecnie chce wypłacać im diety oraz zwracać koszty noclegu. Kierowcy są zatrudnieni na podstawie umów na czas nieokreślony. Ich czas pracy jest określany przy zastosowaniu tachometrów. Ponadto podróże służbowe będą dokumentowane poleceniem wyjazdu służbowego W związku z tym zadała pytanie, czy świadczenia z tytułu podróży służbowych swoich kierowców może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikom do wysokości określonej w odrębnych przepisach, nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo- skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Wydatki dotyczące krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych mogą obciążać koszty uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiąganie przychodu, bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

1. pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
2. nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
3. a ponadto być właściwie udokumentowany.

Spełnienie tych przesłanek będzie zatem determinowało również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Należy podkreślić, że pojęcie „podróży służbowej pracownika” należy do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych.

W ciężar kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczyć należności wypłacone pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju przysługujące na podstawie:

1. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) - dla podróży krajowych,
2. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) - dla podróży zagranicznych.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy podatkowe, należy stwierdzić, iż wydatki związane z podróżami służbowymi odbywanymi przez pracowników – przy spełnieniu przesłanek art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów