Nocleg pracownika w hotelu a przychody podatkowe

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu dla rady nadzorczej w podatku dochodowym

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu wskazano, że spółka zatrudnia pracowników zarówno na umowę o pracę jak i umowy cywilnoprawne. Miejscowość ich zamieszkania pokrywa się z miejscowością zakładu pracy. Spółka ta wykonuje urządzenia w swojej siedzibie, a następnie wysyła swoich pracowników w podróże służbowe na terenie kraju jak i poza jego granice w celu montażu tych urządzeń u klientów. Montaż taki może trwać nawet kilka tygodni. Pracownicy w związku z tymi podróżami otrzymują diety określone w rozporządzeniu MPiPS. Koszty noclegu podczas przebywania w podróży służbowej, zwracane są pracownikom w formie ryczałtu lub pokrywane są bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury. Przekraczają one często 500 zł miesięcznie na jednego pracownika.
Spółka delegowała swoich pracowników m.in. do Francji. Spełniając wymogi strony francuskiej, Spółka zawarła z tymi pracownikami, dodatkowe umowy „delegacji”, w których zawarto zapisy dotyczące wynagrodzenia i czasu pracy w okresie delegowania, spełniając francuskie wymogi. Oprócz tego, dla rozliczenia diet, dla każdego pracownika było indywidualne polecenie wyjazdu służbowego. Koszty noclegu, na podstawie zbiorczej faktury, zostały pokryte bezpośrednio przez pracodawcę.
W związku z powyższym zadano pytanie, czy ponoszone przez pracodawcę koszty noclegu w hotelu na podstawie zbiorczej faktury czy też ryczałty zwracane pracownikom, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę i pracownikom zatrudnionym na umowę zlecenia, stanowią dla nich przychód? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zatem wszelkie dochody podatnika nie wymienione enumeratywnie w katalogu zwolnień przedmiotowych podlegają opodatkowaniu.

Co do zasady, każde świadczenie otrzymane przez pracownika w związku z pozostawianiem w stosunku pracy, bez względu na źródło finansowania, zaliczane jest do jego przychodu ze stosunku pracy, chyba, że jest to świadczenia zwolnione z opodatkowania.

Jednak należy mieć na uwadze, iż w wypadku pokrycia kosztów noclegu bezpośrednio przez pracodawcę na podstawie zbiorczej faktury, wydatek taki nie stanowi przychodu po stronie pracownika.

Natomiast w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a. podróży służbowej pracownika,
b. podróży osoby niebędącej pracownikiem

* do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownikowi, oraz zatrudnionemu w ramach umowy cywilnoprawnej, z tytułu odbytej podróży służbowej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, do wysokości określonej w Rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy - w celu wykonania zadania służbowego.