Kasowa i memoriałowa metoda rozliczania kosztów firmy

Przeczytaj także: Podatkowa księga przychodów i rozchodów firmy

Zapisów w księdze, dotyczących wydatków (z wyjątkiem materiałów i towarów) dokonuje się co do zasady jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym (§17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Zgodnie z art. 22 ustawy, podatnik może ewidencjonować koszty w księdze metodą kasową lub memoriałową.

Metoda kasowa rozliczania kosztów

Metoda kasowa (zwana także metodą uproszczoną), polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia, niezależnie od tego, do jakiego okresu się one odnoszą, co wynika z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Przepis ten wskazuje, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zgodnie z nią wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia. Nie ma tutaj znaczenia to, jakiego okresu one dotyczą.

Art. 22 ust. 6b updof wskazuje, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zatem jeżeli podatnik rozlicza koszty metodą kasową, będzie je z reguły ujmował w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą wystawienia dokumentu będącego dowodem poniesienia tego kosztu (którym głównie jest faktura VAT).

Metoda memoriałowa rozliczania kosztów

Metoda memoriałowa z kolei została określona w art. 22 ust. 5-5c updof i polega na rozliczaniu kosztów w podziale na koszty bezpośrednie (rozliczane w dacie uzyskania przychodu z nimi związanego) i pośrednie (rozliczane w dacie poniesienia wydatku). Jest ona bardziej skomplikowana od metody kasowej. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą rozliczać koszty metodą memoriałową pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 updof).

Zgodnie z ogólną regułą zawartą w art. 22 ust. 5 updof, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w danym roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5 b.

Art. 22 ust. 5a updof wskazuje natomiast, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.