Podróż służbowa pracownika a odliczenie VAT

Przeczytaj także: Podróż służbowa: odliczenie podatku VAT

Przy ustalaniu, czy w odniesieniu do wydatków związanych z podróżą służbową, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, trzeba brać pod uwagę wiele aspektów. Wśród nich można wyszczególnić m.in. to, czy wydatek taki był związany z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, czy został prawidłowo udokumentowany, czy stanowił koszty uzyskania przychodu w podatku dochodowym itp. Załóżmy, że w niniejszym artykule rozpatrujemy przypadek, gdy podróż służbowa jest związana jedynie z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i odbywa się albo przy wykorzystaniu komunikacji publicznej albo przy wykorzystaniu samochodu stanowiącego środek trwały pracodawcy.

Do najczęstszych wydatków związanych z podróżami służbowymi można zaliczyć: wydatki związane z eksploatacją samochodów używanych do celów tych podróży, wydatki ponoszone w związku z korzystaniem z płatnych autostrad, wydatki na parkingi, wydatki na zakup biletów komunikacji publicznej, noclegi. Sposób rozliczenia podatku VAT od tych wydatków zostanie omówiony poniżej.

Wydatki na eksploatację samochodu, stanowiącego środek trwały firmy, wykorzystywanego do podróży służbowej

Największym wydatkiem związanym z eksploatacją samochodu, jest zakup paliwa. Mieszczą się wśród nich jednak także inne wydatki, takie jak np. zakup płynów, oleju, części zamiennych, remonty itd. Wydatki te powinny być udokumentowane fakturami VAT. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Należy jednak pamiętać o pewnym istotnym ograniczeniu, które dotyczy zakupu paliwa w stosunku do samochodów osobowych. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług, podatku naliczonego nie można odliczyć od zakupu paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napęd samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Ograniczenie to nie ma jednak zastosowania do pojazdów specjalnych określonych w art. 86 ust. 4 ustawy.

Opłaty za płatne autostrady

Od wydatków związanych z opłatami za korzystanie z przejazdów płatnymi autostradami, podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT na zasadach ogólnych. Należy jednak pamiętać, aby wydatki takie prawidłowo udokumentować zwłaszcza, że trudno tutaj często o fakturę VAT, która jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się odliczenia tego podatku. Ustawodawca przewidział tutaj jednak inny dowód, który jest w tym wypadku traktowany na równi z fakturą.