Strata a koszty uzyskania przychodów

Przeczytaj także: Wydanie towarów nierotujących i gratisowych w podatkowych kosztach spółki

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty zakupu towarów są ujmowane w momencie ich przyjęcia do sklepu. Nie ma zatem możliwości, aby ponownie ująć wartość uszkodzonych towarów jako koszt. Trzeba mieć na uwadze fakt, że fakturę od dostawcy przedmiotów księguje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 – Zakup materiałów i towarów handlowych. Przyjmuje się jednak, że niedobór towarów można uznać za koszt uzyskania przychodów, ale tylko wówczas, jeżeli jest niezawiniony. Co prawda może się zdarzyć, że uszkodzenie towarów jest rezultatem błędu pracownika, ale nie prowadzi to automatycznie do uznania straty za koszt podatkowy. Proszę zwrócić uwagę na interpretację Naczelnika Urzędu Skarbowego w Tychach z 31 maja 2005 r. nr US.PD/415/T-53/17/05, zgodnie z którą:

stwierdzone niedobory (straty) mogą bowiem zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów (...), jeżeli powstały niezależnie od woli podatnika, a więc są niezawinione. W tym celu należy odpowiednio udokumentować fakt poniesienia straty, przy czym dokumentem takim mogą być na przykład: pisemne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych, protokół opisujący zdarzenie, jego przyczynę, wskazujący datę powstania zdarzenia oraz dokładne obliczenie wielkości straty. Tak więc kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko straty w towarach handlowych, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i których okoliczności powstania oraz przyczyny zostały wyczerpująco udokumentowane. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów straty będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Przyjmując, że uszkodzenie towarów jest niezależne od woli podatnika i ma związek z prowadzoną działalnością można uznać niedobór towarów za niezawiniony. Przymiotnik niezawiniony oznacza niezależny od podatnika czy powstały mimo należytej staranności.

W sytuacji, gdy pracownik został obciążony wartością uszkodzonych towarów, powinno się też dokonać następującego zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:

• kol. 10: Zakup materiałów i towarów handlowych np. -850
• kol. 13 Pozostałe wydatki: np. +850.

Podstawą takiego zapisu w księdze powinien być dowód wewnętrzny. Poniżej przedstawiamy przykład takiego dowodu.