Zaliczka, zadatek, kaucja a zobowiązanie w podatku VAT

Przeczytaj także: Zadatek jako odszkodowanie a rozliczenie VAT

Zadatek w momencie jego uiszczenia wywołuje takie same skutki podatkowe w podatku VAT jak zaliczka. Z tego tytułu zatem u podatnika, który zadatek otrzymał, powstaje obowiązek podatkowy. Otrzymany zadatek jest także wartością brutto, z której należy wyliczyć wartość netto oraz VAT należny wg stawki właściwej dla usługi lub towaru, na poczet której zadatek został uiszczony. Czynność tę (czyli otrzymanie zadatku) także trzeba udokumentować fakturą zaliczkową.

Inna jednak jest rola zadatku niż zaliczki w transakcjach zawieranych pomiędzy stronami umowy. Przepisy regulujące tę kwestię zostały zawarte w art. 394 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. W razie wykonania umowy zadatek (podobnie jak zaliczka) ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała, a jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi. W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Taka konstrukcja przepisów wyjaśniających role zadatku powoduje inne jego rozliczenie w sytuacji, gdy transakcja nie dojdzie do skutku z winy jednej ze stron. My skupimy się na sytuacji, gdy wina leży po stronie nabywcy. Jeżeli kontrahent, który uiścił zadatek, nie wywiąże się z umowy, zadatek ten nie jest zapłatą na poczet przyszłego świadczenia usług czy dostawy towarów a pełni jedynie funkcję odszkodowawczą. Te z reguły natomiast nie są opodatkowane podatkiem VAT. W takiej sytuacji zatem podatnik, który zatrzymał zadatek jako odszkodowanie, powinien skorygować swój podatek VAT, który zapłacił z tytułu otrzymania zadatku. Jeżeli natomiast umowa zostanie zrealizowana – podobnie jak w przypadku zaliczki – ostateczna cena, którą płaci nabywca sprzedawcy, ulega pomniejszeniu o wpłacony zadatek.

Występują także sytuacje, w których to sprzedawcy żądają od swoich kontrahentów wpłacenia kaucji gwarancyjnej w celu zabezpieczenia umowy. Czy te także należy opodatkować w momencie ich otrzymania? – jak bowiem wskazano wyżej, podane w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT wyliczenie jest jedynie przykładem pobranych należności przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów, które trzeba opodatkować.

Kaucja, podobnie jak zadatek, ma za zadanie zabezpieczenie wykonania umowy. W przypadku jej niewykonania stanowi odszkodowanie. Odmiennie jednak niż zadatek, kaucja z reguły nie jest wliczana w poczet ceny, tylko jest zwracana po wykonaniu umowy. Dla sprzedawcy nie jest ona otrzymaniem części należności. Nie można jej zatem uznać ani za zaliczkę, zadatek, przedpłatę czy ratę. Tym samym otrzymanie takiej kaucji nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W celu uniknięcia ewentualnych sporów z organami podatkowymi warto w umowie, obok wynagrodzenia za towar lub usługę, zawrzeć także informację o kaucji gwarancyjnej.

Od powyższej reguły istnieje jednak pewien wyjątek, który występuje, gdy strony wskażą w umowie, że kaucja taka zostanie zaliczona na poczet należności za dostawę towaru lub wykonanie usługi. Nie zostanie ona zatem zwrócona kontrahentowi, a pomniejszy jego ostateczne zobowiązanie wobec dostawcy. W takiej sytuacji należy ową kaucję traktować jak zaliczkę, a co za tym idzie – wystawić fakturę zaliczkową. Ważne jest także, aby przy tego typu rozwiązaniu, w celu uniknięcia niepotrzebnych sporów z fiskusem, zaznaczyć w umowie, kiedy kaucja staje się taką zaliczką i zgodnie z tą datą wystawić fakturę zaliczkową. Brak takiego określenia może bowiem skutkować tym, że organy podatkowe uznają, iż kaucję tę należy opodatkować w momencie jej otrzymania.