Najem lokali: kiedy zaliczyć wydatek w koszt podatkowy

Przeczytaj także: Odsetki od kredytu są kosztem uzyskania przychodu z najmu

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e updop).

Dla podatników prowadzących księgi rachunkowe momentem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie faktury lub innego dowodu. I tak jeżeli kontrahent wystawił fakturę podatnikowi 30 czerwca z terminem zapłaty upływającym 20 lipca, w którym to dniu opłacono należność, a zaksięgowanie płatności z tej faktury w księgach rachunkowych nastąpiło 21 lipca, to dniem poniesienia kosztu będzie właśnie 21 lipca.

Natomiast dzień wystawienia faktury lub rachunku, stanowiącego podstawę zaksięgowania kosztu stanowi moment poniesienia kosztu dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W przypadku pozostałych podatników należy przyjąć, że momentem poniesienia kosztu jest wypływ środków pieniężnych.

Załóżmy, że pytanie dotyczy podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe – wtedy te same zasady dotyczą zarówno osób prawnych, jak i osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.

Usługi najmu czy dzierżawy są zaliczane do usług ciągłych, dla których strony najczęściej w umowie określają odpowiednie okresy rozliczeniowe (tzn. w jakich terminach odbiorca usług jest obowiązany do zapłaty za nie i za jaki okres).

Jeżeli strony ustaliły, że usługa ma być rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze. Jedynym ograniczeniem jest to, by ustalenie przychodu z takiej umowy odbywało się nie rzadziej niż raz w roku (art. 12 ust. 3c updop).

Oznacza to, że jeżeli strony zawarły umowę najmu i w umowie ustaliły, że czynsz jest płatny z góry do 20. każdego miesiąca, to przychód z tytułu należnego czynszu trzeba wykazać na koniec każdego miesiąca, bez względu na fakt otrzymania tego czynszu. Zatem przychód z najmu będącego przedmiotem działalności gospodarczej powstaje w dniu, w którym zgodnie z postanowieniami umowy najemca ma obowiązek zapłaty czynszu. Przy czym nie ma tutaj znaczenia, czy najemca faktycznie dokonał zapłaty i terminowo wywiązał się ze swojego zobowiązania. Przychód powstaje w dniu wskazanym w umowie jako dzień zapłaty - niezależnie od tego, czy najemca dokona zapłaty w późniejszym terminie lub też nie zapłaci w ogóle.