Programy lojalnościowe: księgowanie nagród

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: nieruchomości otrzymane przez SP ZOZ

Odpowiedź: Otrzymanie sprzętu RTV udokumentowane fakturą VAT można potraktować jak zakup. Przekazanie sprzętu pracownikom jest odrębną operacją, ponieważ w programie lojalnościowym uczestniczy firma, a nie pracownicy jako osoby fizyczne.

Wyjaśnienie: Nagrody otrzymane w ramach programu lojalnościowego trzeba wykazać jak zakup towarów. Dostawca, który przekazuje nagrodę, ma obowiązek wystawienia faktury, której księgowanie może być przeprowadzone następująco:
Księgowanie

1. Otrzymanie faktury za nagrody otrzymane w związku z uczestnictwem w programie lojalnościowym: 1 zł + 22% VAT = 1,22 zł:
   • Wn - 3 – „Rozliczenie zakupu”,
   • Ma - 2 - „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Rozliczenie faktury i przyjęcie towarów (jeżeli jednostka stosuje ewidencję magazynową):
   • Wn - 3 - „Towary” (na podstawie Pz),
   • Wn - 2 - „Rozrachunki z tytułu VAT”,
   • Ma - 3 - „Rozliczenie zakupu”.

Przyjęcie do magazynu towarów może być pominięte, jeżeli przekazanie nagród pracownikom następuje jednocześnie z ich otrzymaniem. Wówczas księgowanie może odbywać się z wyłączeniem magazynu.
Przekazanie pracownikom towarów powoduje powstanie obowiązku z tytułu VAT (art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Ujęcie w księgach rachunkowych może być następujące:

Przekazanie nagród pracownikom w formie darowizny:

• Wn - 7 - „Pozostałe koszty operacyjne” - 1,22 zł,
• Ma - 2 - „Rozrachunki z tytułu VAT” - 22%,
• Ma - 3 - „Towary” (lub „Rozliczenie zakupu”, jeżeli jednostka nie stosuje ewidencji magazynowej).

Ważne!
Wadą tego rozwiązania jest konieczność potraktowania darowizny sprzętu jako świadczeń z tytułu stosunku pracy, co powoduje konieczność odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uwaga!
Korzystniejszym rozwiązaniem może być sprzedaż sprzętu pracownikom za cenę równą cenie zakupu, czyli za 1 zł + 22% VAT.

Taka operacja może być zaksięgowana następująco:

• Wn - 2 - „Inne rozrachunki z pracownikami” - 1,22 zł,
• Ma - 7 - „Przychody ze sprzedaży towarów” - 1 zł,
• Ma - 2 - „Rozrachunki z tytułu VAT” - 0,22 zł.

Równolegle, po potwierdzeniu odbioru towarów, następuje księgowanie 1 zł:

• Wn - 7 - „Wartość sprzedanych materiałów i towarów w cenie zakupu (nabycia)”,
• Ma - 3 - „Towary”.

Ostatnią częścią księgowania będzie ujęcie wpłaty lub potrącenie należności od pracownika z wynagrodzeń:

• Wn - 1 - „Kasa”/„Rachunki bankowe” lub Wn - 2 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” - 1,22 zł,
• Ma - 2 - „Inne rozrachunki z pracownikami” - 1,22 zł.

Uwaga!
Przedstawione rozwiązanie wymaga uwzględnienia tej transakcji w ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Jest to konieczne, ponieważ zarówno sprzedaż, jak i przekazanie towarów w formie darowizny powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Podstawa prawna

• Art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.).
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Tekst pochodzi z „Aktualności księgowych” - całkowicie bezpłatnych, najnowszych informacji, orzecznictwa oraz porad ekspertów dla księgowych.