Samochód osobowy jako wyposażenie a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Remont powypadkowy samochodu prywatnego a podatek od firmy

Co do zasady składniki majątku podatnik powinien ująć w ewidencji środków trwałych i amortyzować. Jeżeli jednak ich wartość początkowa nie przekracza kwoty 3 500 zł, ma on do wyboru 3 rozwiązania:

• ująć taki składnik w ewidencji środków trwałych i wydatki na jego nabycie lub wytworzenie amortyzować zgodnie ze stawkami amortyzacji,
• ująć taki składnik w ewidencji środków trwałych i zamortyzować go jednorazowo w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym
• nie ujmować takiego składnika w ewidencji środków trwałych, a wydatki na jego nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do użytkowania (przy czym jeżeli jego wartość przekracza 1 500 zł należy go ująć w ewidencji wyposażenia)

Dwa ostatnie rozwiązania, mimo że bardzo podobne, różnią się między sobą, zwłaszcza przy ich zastosowaniu do samochodów osobowych. Dlaczego?

Otóż zaliczenie, bądź nie, do środków trwałych takiego samochodu wpływa na dalsze zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z użytkowaniem takiego samochodu. Co do zasady stanowią one oczywiście koszty podatkowe działalności gospodarczej. Ustawodawca wprowadził jednak pewne ograniczenia dla samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów poniesione wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).

Zatem w sytuacji, gdy podatnik postanowi nie zaliczyć takiego samochodu do środków trwałych, nałoży jednocześnie na siebie dodatkowe obowiązki oraz ograniczenia. Będzie musiał bowiem nie tylko prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (czyli rozliczać każdą wykonaną podróż służbową tym samochodem), ale także ograniczać wysokość ponoszonych wydatków na użytkowanie samochodu do wysokości limitu, który obliczy na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Obok tej ewidencji powinien on także prowadzić miesięczne zestawienie zawierające faktycznie poniesione wydatki wynikające z faktur dokumentujących eksploatację samochodu.

Obowiązki te i ograniczenia natomiast nie wystąpią, jeżeli podatnik zaliczy taki samochód do środków trwałych bez względu na sposób dalszego rozliczenia (tj. stosowania stawek amortyzacyjnych czy też odniesienia go w ciężar kosztów jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub następnym).