Faktury przesyłane e-mailem a odliczenie VAT

Przeczytaj także: Faktura do pobrania w formacie pdf to nie dowód

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu wyjaśniono, że kontrahenci wnioskodawcy chcieliby przesyłać mu faktury VAT w formie elektronicznej. Po wygenerowaniu faktur przesyłaliby je wnioskodawcy pocztą elektroniczną w formacie PDF. Faktury te następnie wnioskodawca będzie drukował i przechowywał w firmie w wersji papierowej. Wystąpił on z pytaniem, czy na ich podstawie będzie mógł odliczać podatek VAT? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…)Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Faktury te stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego, gdyż stosownie do art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7 suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1. z tytułu nabycia towarów i usług,
2. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3. od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

– z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ww. ustawy o podatku od towarów i usług.
Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, że zamierza on udostępnić swoim kontrahentom adres mailowy na który będą mieli możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej jako pliki PDF.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że Wnioskodawca pobierając tak przesłaną fakturę VAT ze swojego internetowego konta pocztowego, niewątpliwie dokonuje elektronicznego odczytu (przekazu) treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym. W związku z tym faktury takie muszą spełniać wymogi określone w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. W świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005r.