Napoje dla pracowników a koszty i przychody podatkowe

Przeczytaj także: Posiłki (profilaktyczne) dla pracowników w podatku dochodowym

Pamiętać także należy, iż pracownikowi można doliczyć do przychodu wartość takich towarów jedynie w sytuacji, gdy świadczenie to da się zindywidualizować, czyli gdy jest możliwe ustalenie wysokości tego świadczenia przypadającego na danego pracownika (np. poprzez imienne wydawanie określonej ilości tych produktów poszczególnym pracownikom). Jest to jednak bardzo często niemożliwe do zrobienia w praktyce. Przeważnie bowiem pracownicy mają do tych artykułów nieograniczony dostęp, z którego korzystają w ramach potrzeb. Jeżeli taka sytuacja występuje – przychód taki nie będzie podlegał opodatkowaniu, gdyż nie jesteśmy w stanie przypisać określonej (prawidłowej) jego wartości danemu pracownikowi.

Podsumowując zatem pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na napoje, jeżeli zobowiązują go do tego przepisy BHP. Jeżeli natomiast zobowiązania takiego nie ma – pracodawca może je zaliczyć do kosztów podatkowych, jeżeli wykaże ich związek z przychodem (np. efektywniejsza praca). Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku po stronie pracownika z tego tytułu powstaje przychód, jednakże w pierwszym przypadku jest on zwolniony z podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, a w drugim jest on opodatkowany, ale tylko w sytuacji, gdy pracodawca określi jego wysokość dla danego pracownika, co w rzeczywistości jest bardzo często niemożliwe.

Co na to organy podatkowe?

Urząd Skarbowy Warszawa-Praga w interpretacji z dnia 24.05.2007 r., nr 1434/DD1/415/18P/07/EM wskazał, że „(…)Kwestie kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).

Zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. (…).

kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W przedstawionym przez Pana stanie faktycznym związku takiego nie można wykluczyć, bowiem zapewnienie pracownikom dobrych warunków pracy poprzez zakup napoi (kawa, herbata, soki, woda) oraz zamawiania posiłku tylko w razie konieczności w celu jak najbardziej efektywnego wykorzystania czasu pracy i rozładowania napięć w zespole, poprawienia nastroju pracowników w sytuacjach szczególnie stresujących pozytywnie wpływa na wydajność pracy, co przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody. Poniesione przez spółkę wydatki na zakup artykułów żywnościowych dla pracowników nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów zapisami art. 23 ustawy.

Wobec powyższego należy uznać, iż wydatki ponoszone przez pracodawcę na artykuły spożywcze: napoje (kawa, herbata, soki, woda) i posiłki m. in. pizza w okresach zintensyfikowanej pracy, przeznaczone do spożycia przez pracowników w czasie pracy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na fakt, że stanowią one wydatki pośrednie na rzecz pracowników i nie zostały wymienione w art. 23 ustawy.(…)”