Umowa kupna-sprzedaży a zapisy w PKPiR

Przeczytaj także: Polisa właściciela firmy to nie koszt podatkowy

To, na podstawie jakich dowodów można dokonywać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zostało określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zgodnie z § 12 ust. 3 tego rozporządzenia, dowodami takimi są:

1. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
     
     - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jak zatem wynika z powyższego, ustawodawca poza zdefiniowaniem niektórych dowodów (takich jak np. faktury VAT) nie zamknął listy dokumentów, które mogą być potraktowane jako dowód księgowy. Przepis ten odnosi się do dowodów określonych w § 13 i 14 rozporządzenia. Te jednak także nie zawierają zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą zostać uznane za dowody księgowe.

Tym samym można uznać, że dowodem takim będzie m.in. umowę kupna-sprzedaży, i na tej podstawie wydatek ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Oczywiście warunkiem niezbędnym do potraktowania takiej umowy jako dowodu księgowego jest to, aby zawierała ona elementy określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W naszym przypadku ponadto pan Piotr ma obowiązek ująć zakup komputera w ewidencji wyposażenia. Jego wartość jest bowiem wyższa niż 1 500 zł, a zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, w odniesieniu do takich składników majątku (które nie są traktowane jako środki trwałe) konieczne jest zaprowadzenie tej ewidencji.