Aktualizacja oprogramowania a księgi handlowe

Przeczytaj także: Roczna korekta podatku VAT a księgi rachunkowe

Ustawa o rachunkowości nie wymienia programów komputerowych w definicji wartości niematerialnych i prawnych, ale wyszczególnia m.in. autorskie prawa majątkowe i prawa do licencji. W świetle przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych programy komputerowe są utworami.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują ulepszania wartości niematerialnych i prawnych, dlatego nie należy zwiększać wartości początkowej o wydatki dotyczące aktualizacji użytkowanego programu. Otrzymywane aktualizacje najczęściej stanowią przystosowanie posiadanego programu księgowego do zmian w przepisach prawnych, co pozwala na pełne korzystanie z niego. Wydatki dotyczące aktualizacji programu księgowego należy zarachować bezpośrednio w ciężar kosztów bieżącej działalności operacyjnej.

Ewidencja księgowa faktury w księgach rachunkowych grudnia 2007 r.:

1. kwota brutto:
   Wn konto „Rozliczenie zakupu”,
   Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami”,
2. naliczony VAT:
   Wn konto „Naliczony VAT i jego rozliczenie”,
   Ma konto „Rozliczenie zakupu”,
3. kwota netto:
   Wn konto „Koszty według rodzajów”,
   Ma konto „Rozliczenie zakupu”
   i równolegle
   Wn konto „Koszty zarządu”,
   Ma konto „Rozliczenie kosztów”.

W przypadku gdy nabywamy nową wersję posiadanego programu księgowego o wartości początkowej wyższej niż 3.500 zł, wówczas koszt ten trzeba zaliczyć do aktywów trwałych i zaksięgować:
Wn konto „Wartości niematerialne i prawne”,
Ma koto „Rozliczenie zakupu”.

W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych opłaty z tytułu aktualizacji programu komputerowego stanowią koszty pośrednie uzyskania przychodów, które potrącane są w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d i 4e updop).

„Poradnik Finansowo-Księgowy” podpowiada, jak zyskać 100% pewności, że właściwie interpretuje się przepisy, poprawnie rozlicza finanse firmy, bezbłędnie prowadzi ewidencję księgową.