Wyższa dieta za podróż a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: dieta a podatek dochodowy

Zgodnie z art. 77 ⁵ § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z powyższego tytułu pracującemu w jednostce sfery budżetowej zostały określone w oddzielnym rozporządzeniu, które określa m.in. wysokość przysługujących diet. W § 3 tego przepisu ustawodawca natomiast wskazał, że pracodawca inny niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej warunki wypłacana należności z tytułu podróży służbowej określa w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1990 z późn. zm.) pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży w wysokości 23 zł za dobę podróży.

Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego ds. pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jak zatem wyżej wskazano, wypłacona pracownikowi dieta z tytułu podróży służbowej jest zwolniona z podatku dochodowego, ale tylko do wysokości określonej w powyższym rozporządzeniu (czyli do 23 zł za dobę).

Tym samym pracodawca, który wypłaca swoim pracownikom z tytułu podróży służbowych diety wyższe, niż przewiduje to stosowne rozporządzenie, nadwyżkę musi opodatkować. Dokonuje tego poprzez doliczenie jej do pozostałych przychodów pracownika w danym miesiącu, od których oblicza zaliczkę na podatek dochodowy.

Warto także wspomnieć, że nadwyżka ta będzie także podlegać ubezpieczeniom społecznym. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.), podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza nimi.

W naszym przypadku zatem pracodawca musi doliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu kwotę 108 zł z tytułu diet (4 x 50 zł – 4 x 23 zł).