Samochód zastępczy a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Samochód prywatny w firmie a koszty działalności

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w art. 23 ustawy.

Niewątpliwie wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem samochodu zastępczego mieszczą się w powyższej definicji. Zatem mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Pamiętać jednak należy o ograniczeniu zapisanym w wyżej cytowanym przepisie, a mianowicie o katalogu wyłączeń znajdujących się w art. 23 ustawy.

W art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tzw. kilometrówka).

Samochód zastępczy nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy. Tym samym, aby zaliczyć wydatki związane z jego użytkowaniem do kosztów uzyskania przychodów, należy zastosować się do powyższego przepisu. Artykuł ten wskazuje ponadto, iż w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Przypomnijmy w tym miejscu, iż z dniem 14 listopada 2007 r. zmieniają się te stawki. Dla samochodu osobowego wynosić one będą:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł (do 14.11.2007 r. - 0,4894 zł),
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł (do 14.11.2007 r. - 0,7846 zł),

Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu takiego samochodu – jej brak jest równoznaczny z brakiem prawa do uznania wydatków za koszty podatkowe. Ewidencja ta będzie wyznaczać górną granicę limitu, do którego będzie można uznać poniesione wydatki za koszty. Limit ten ustala się jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr, które zostały podane wyżej.

Pamiętać również należy, iż odliczeniu podlegają faktycznie poniesione przez przedsiębiorcę wydatki. Powinny być one dokumentowane stosownymi dowodami księgowymi (fakturami), które powinny zawierać nr rejestracyjny tego samochodu. Faktury te powinny zostać ujęte w stosownym zestawieniu, które na koniec miesiąca zostaje ujęte w ewidencji księgowej.