PKPiR: wynagrodzenie a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Umowa zlecenie: zapisy w KPiR

§ 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (czyli sytuacji, gdy urządzenia księgowe prowadzi biuro rachunkowe), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Dodatkowo art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułu wynagrodzenia za pracę, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Zgodnie z powyższym, aby zaliczyć wynagrodzenie do kosztów uzyskania przychodów, musi ono zostać wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w tym zakresie należy natomiast dokonać w po zakończenia dnia, w którym powyższe miało miejsce. Jeżeli natomiast księgę taką prowadzi biuro rachunkowe – zgodnie z § 30 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy zawartej z biurem, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zobrazujmy to na przykładach

Przykład 1
Pracodawca prowadzi samodzielnie podatkową księgę przychodów i rozchodów. W dniu 30 sierpnia 2007 r. naliczył wynagrodzenie pracownikom za ten miesiąc. Zostało ono jednak wypłacone w dniu 03 września 2007 r. Tym samym wynagrodzenie to będzie stanowiło koszt uzyskania przychodu w miesiącu wrześniu, a zapisu w PKPiR pracodawca dokona w dniu 03 września 2007 r.

Przykład 2
Pracodawca prowadzi samodzielnie podatkową księgę przychodów i rozchodów. W dniu 30 sierpnia 2007 r. naliczył wynagrodzenie pracownikom za ten miesiąc i tego samego dnia zostało ono wypłacone. Wynagrodzenie to stanowi zatem koszt uzyskania przychodu za miesiąc sierpień i zostanie odnotowane w PKPiR pod datą 30 sierpnia 2007 r.

Przykład 3
Pracodawca prowadzi samodzielnie podatkową księgę przychodów i rozchodów. W dniu 30 sierpnia 2007 r. naliczył wynagrodzenie pracownikom za ten miesiąc i w tym samym dniu zostało one postawione do dyspozycji pracowników. Ci jednak odebrali je dopiero w dniach 03 – 05 września 2007 r. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynagrodzenie takie stanowi koszt uzyskania przychodu z chwilą postawienia go do dyspozycji pracowników – zatem jest to koszt miesiąca sierpnia i powinno zostać odnotowane w PKPiR w dniu 30 sierpnia 2007 r.

Tak samo byłyby księgowane powyższe wynagrodzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, gdyby księga ta była prowadzona przez biuro rachunkowe.