Wewnątrzwspólnotowa dostawa: jakie dokumenty?

Przeczytaj także: Dostawa wewnątrzwspólnotowa a stawka VAT

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu 0-proc. stawką VAT, jeżeli podatnik (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT):

1. dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej i podał ten numer oraz swój numer NIP-UE, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
2. przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Jak zatem wynika z powyższego – w celu zastosowania zerowej stawki podatku VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów – czynności te trzeba należycie udokumentować. Dowody, które potwierdzają dokonanie takiej czynności zostały wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten wskazuje, iż są nimi dokumenty, które łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a mianowicie:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• kopia faktury,
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

Jeżeli wywóz towarów będzie dokonywany bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik powinien posiadać także dokument, który zawiera przynajmniej (art. 42 ust. 4 ustawy o VAT):

• imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
• adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;
• określenie towarów i ich ilości;
• potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca ich dostawy;
• rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

W sytuacji, gdy dostawa dotyczy nowych środków transportu, a ich wywozem zajmuje się nabywca bez użycia innego środka transportu, podatnik musi posiadać (poza kopią faktury oraz specyfikacją) także dokument wywozu, który powinien zawierać przynajmniej (art. 42 ust. 5 ustawy o VAT):

• dane dotyczące podatnika i nabywcy,
• dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
• datę dostawy,
• podpisy podatnika i nabywcy,
• oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium
  kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,
• pouczenie nabywcy o skutkach niewywiązania się z obowiązku złożenia oświadczenia, o którym mowa wyżej

Jeżeli powyższe dokumenty nie będą potwierdzać jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego, dowodami mogą okazać się także inne dokumenty, do których można zaliczyć m.in. (art. 42 ust. 11 ustawy o VAT):

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Powyższa lista nie jest zamknięta. Oznacza to, iż dowodami takimi mogą być wszelkie inne dokumenty, w posiadaniu których jest dostawca, a które zawierają informacje dotyczące wewnątrzwspólnotowej dostawy.